Нажмите на Enter чтобы посмотреть все результаты
Закрыть поиск
Собственникам бизнесов и руководителям команд наверняка знакома ситуация: задача, над которой работали долгое время, постоянно переносится, потому что нет времени её закончить. Календарь забит звонками, приходится работать в выходные, сотрудники пишут одновременно по разным вопросам — нужно быстро переключаться.
Чтобы этого избежать, можно попробовать организовать день по методу временных блоков или, как его ещё называют, тайм-блокинг. Эту технику используют, когда нужно повысить продуктивность и доводить важные задачи до конца, не отвлекаясь на другие. В статье расскажем, как она работает и кому подойдёт.
Суть этой техники планирования времени заключается в том, что вы выполняете дела не по хаотичному списку, а разделяете день на временные блоки. Каждый блок выделен для одной или нескольких однотипных задач. Внутри блока вы должны как можно меньше отвлекаться на другие дела и в первую очередь заниматься тем, под что выделили время. Это позволяет:
⏳ Ускориться за счёт группировки однотипных задач: мозгу не нужно перестраиваться между разными типами работы, поэтому трудиться проще.
⏳ Лучше планировать своё время и не нарушать дедлайны, потому что все задачи получают свои слоты в календаре.
⏳ Выделять время на отдых. Временные блоки нужны не только для работы, но и для обеда, перерыва и даже важных нерабочих дел, например, посещения врача.
Вот как можно внедрить этот метод:
Найдите важные дела, на которых нужно сосредоточиться в первую очередь. Например, можно взять то, что давно откладывали. Оцените, сколько они могут занять времени. У вас должен получиться список задач на ближайшие дни:
Группы — это похожие между собой задачи, над которыми вы будете работать. Например, если вам нужно созвониться с тремя заказчиками во вторник, то эти задачи можно объединить в один временной блок — заниматься ими с двух до четырёх часов дня. Так получится больше сосредоточиться и меньше переключаться между разными задачами.
Ещё один вариант — устроить тематические дни. Для этого нужно разделить задачи на группы, а затем выделить на их выполнение сутки или больше. Этот способ подойдёт скорее для фрилансеров, которые сами планируют свой график. Понедельник, например, можно отдать под редактуру текстов, вторник и среду — под написание, четверг — под составление планов для новых статей.
Теперь откройте свой календарь и расположите в нём блоки с группами дел или отдельными задачами. Календарь можно найти в приложении — планировщике задач или даже составить от руки в обычном блокноте.
💡 Совет 1
Попробуйте раскрасить временные блоки в разные цвета по уровням приоритета своих дел. Например, фиолетовый — для самых важных задач, зелёный — для перерывов, розовый — для группы средних по приоритету задач.
Со временем получится определять свою загруженность с одного взгляда на календарь и увидеть, где получилось слишком много важных дел и явно не хватает перерывов.
Блокировать время, то есть расставлять блоки в календаре, можно по-разному. Задачи могут быть единичными и короткими — например, «пятиминутный перерыв», — или повторяться несколько раз за день, если их не получилось сгруппировать.
💡 Совет 2
Ставьте блоки с самыми сложными и приоритетными задачами на те часы, когда чувствуете себя наиболее продуктивно. Например, в первой половине дня, когда ещё нет усталости от других задач. Как правило, задачи с высоким приоритетом занимают больше времени в день, чем важные.
Самое сложное — не выходить за рамки временных блоков, не переносить и не игнорировать их. В этом суть техники. Будьте готовы, что рассчитать точное время на разные задачи получится не с первого раза, но со временем навык тайм-менеджмента будет прокачиваться.
🧑 Расписание предпринимателя, который не планирует график
Задачи хаотично идут одна за другой: непонятно, чем предстоит заниматься сегодня, завтра и на следующей неделе — приходится постоянно отвлекаться, переносить дела со дня на день и заниматься сразу всем.
🤔 Расписание предпринимателя, который планирует график в календаре
Задачи на завтра спланированы с вечера, у них есть фиксированное время для начала.
Но приходится постоянно переключаться между разными видами работы и хаотично выбирать время для перерывов.
✅ Расписание предпринимателя, который планирует график в календаре и использует тайм-блокинг
Задачи сгруппированы, чтобы приходилось меньше переключаться, самое сложное стоит пораньше днём. Нашлось время для полноценного перерыва на обед. Осталось только пошерить календарь с коллегами, чтобы они знали, в какое время лучше не беспокоить — об этом ниже.
Одним из первых, кто популяризировал подобный подход, был Бенджамин Франклин. Он был на хардкорном уровне — делил на блоки все свои дни, прописывая обед, отдых и даже сон. Настолько серьёзно следить за временем необязательно. Даже тайм-блокинг чисто рабочих задач уже будет эффективным, если вы:
✅ Замечаете, что не можете сосредоточиться на чём-то важном.
✅ Не успеваете закончить с одной задачей, когда приходится приступать к следующей.
✅ Тратите свободное время на рабочие задачи.
Метод может быть менее полезным, если:
❌ Вам важно постоянно оставаться на связи с командой или клиентами, поэтому сосредоточиться на чём-то одном просто не получится.
❌ В вашем графике стоят одинаковые по приоритетам задачи: только звонки, работа с документами, совещания. В таком случае может не получиться расставить приоритеты и группировать дела.
Блокировать время удобнее всего в календаре, в который можно зайти с телефона. Например, в приложении Yourgood. Planner расписание будет всегда на виду, а отправлять задачи в календарь получится даже через бота в Telegram.
Вот что ещё важно в планировщике задач для тех, кто работает в технике временных блоков — все эти функции есть у Yourgood:
◽ Возможность поделиться своим календарём. Пригодится, чтобы показать коллегам интервалы, когда вас лучше не отвлекать от важных задач. Они увидят только свободные слоты в вашем графике, без детализации задач. Эта функция особенно пригодится, если вы блокируете всё своё время, а не только рабочие дела.
◽ Автоматическое добавление повторяющихся задач. Это сэкономит ваше время и пригодится для ежедневных перерывов, обеда или рутинных задач вроде разбора почты, если вы ставите их в одно и то же время каждый день.
◽ Добавление задач в календарь голосом. Это поможет не отвлекаться, если нужно перестроить планы во время выполнения важных дел.
Совет
Иногда полезно работать не только с приложением, но и с физическим календарём, например, распечатать своё расписание. Это поможет меньше отвлекаться на гаджет в рабочее время. По результатам некоторых исследований, даже простое присутствие смартфона рядом может снижать производительность в задачах, где нужно сохранять повышенное внимание.
Технику временных блоков можно усилить и сделать удобнее — так у вас наверняка получится навести порядок в делах и выполнять задачи в срок. Вот как это сделать:
Делайте перерывы. Оформляйте их как задачи — блоками в своём календаре. Те, кто забывает про отдых в течение дня, менее продуктивны, а со временем это может привести к выгоранию — о нём мы уже писали в статье «Как реанимировать сотрудника». Перерывы также пригодятся на случай возникновения внезапных мелких дел.
Подготовьтесь к сложным задачам. Предупредите коллег, что будете заняты важным делом и вас лучше не отвлекать. Включите авиарежим, если уверены, что работа точно приоритетнее звонков и сообщений.
Не забывайте про второстепенные задачи. Если не блокировать время для менее важных дел, то они заберут его у действительно важных процессов — так вы рискуете что-то не успеть.
Не бойтесь отвлекаться. Скорее всего, в течение дня придётся отвечать на сообщения в мессенджере и важные звонки. Это не критично, но во время сложных задач лучше не отвлекаться. А, например, когда разбираете почту — почему бы и нет.
Будьте гибкими. Не отказывайтесь от техники, если не получилось распределить время. Меняйте длину, количество и порядок блоков для своего рабочего дня. Так вы узнаете свой ритм, предпочтения и реальное время, которое нужно для выполнения задач.
👉 Составьте список задач на день
👉 Распределите задачи по приоритетам
👉 Сгруппируйте более мелкие задачи в одну большую
👉 Добавьте блоки в свой календарь
👉 Постарайтесь не переносить блоки
👉 Оставайтесь гибкими, пробуйте разные подходы к расположению блоков
👉 Помните об отдыхе
| Делился мозгами: | Александр Вотяков |
| Писала: | Кристина Булина |
| Редактировал: | Руфат Валиуллин |
| Рисовала: | Анастасия Сергеева |
