Нажмите на Enter чтобы посмотреть все результаты
Закрыть поиск

Всё время занят, но ничего не успеваю

Три причины, почему так получается, и как с этим бороться
08.10.2024
9 минут

Бесполезно приносить себя в жертву будущему успеху, упахиваясь по 36 часов в сутки. Без отдыха можно уже через год превратиться в выгоревшее поленце, а без решения главных задач — крепко застрять в рутине. В этой статье посмотрим на главные ошибки управления временем и узнаем, как успевать больше.

Причина 1. В планировании дел нет системности

Вот основные ошибки планирования. Проверьте, узнаете ли вы себя в чём-то из этого.

❌ Энергозатратно: пытаться держать часть задач в голове. Мозг как компьютер: если открыть слишком много вкладок — начинает подвисать. Когда мелкие задачи остаются в голове, они заполняют «оперативку», и мозг тратит энергию, чтобы про них не забыть. У этого есть конкретное научное объяснение: задача — это нейронная сеть в мозгу. Чтобы её сохранять, нужно тратить калории на поддержание этой сети. И если приходится помнить много таких задач, энергии тоже понадобится много. Не лучше ли её пустить в дела?

✅ Лучше выписывать вообще все задачи в планировщик. Завести пространство для личных и рабочих планов, главное — не производить управление временем в голове. Если вам нравится водить ручкой по бумаге — купите ежедневник. Если нужно, чтобы список задач был доступен и на ноутбуке, и в смартфоне — заведите планировщик задач. Например, бесплатный YourGood Planner.

❌ Опасно: не ставить дедлайны. Есть задачи, строго привязанные ко времени: встретиться с клиентом, закончить проект, сдать налоговую декларацию. А «составить план развития» — это что-то менее срочное, можно сделать когда-нибудь потом. Если нет понятного и обоснованного дедлайна, такие задачи навсегда остаются невыполненными, даже если очень важны для бизнеса.

✅Лучше ставить дедлайны. Спасибо, кэп. Но вообще, если в компании уже который месяц не выполняются дедлайны по задачам самого бизнеса, это звоночек того, что собственник приуныл и у него не хватает энергии. Чаще всего энергия оставляет тех, кто перестал видеть свою цель. Обратите внимание: помните ли вы, зачем вы начинали свой бизнес? Вы знаете, куда идёте? Вы идёте в соответствии со своим внутренним курсом или свернули, потому что в подкасте на Ютубе сказали, что надо делать по-другому? Вспомнится по-настоящему желанная цель — появится и жгучая энергия, и проблема с дедлайнами отпадёт сама собой.

❌Депрессивно: не рефлексировать. Предприниматель в рутине — как рыба в воде. Но в другом смысле. Рыба думает, что весь мир состоит из воды, и не может планировать до горизонта, потому что никогда его не видела. Так же и предприниматель — находясь в рутине, ограничивает себя только ей.

✅ Лучше рефлексировать. Если пока сложно высвободиться от обыденных задач, нужно стабильно выделять время и рефлексировать: «А как избавиться от этой рутины?», «А где я допускаю ошибки?», «А что получилось хорошо?» Определите, когда вы будете садиться за основной план на предстоящую неделю, например, вечером пятницы, вместо пива. И перед тем как расписывать новые задачи, подумайте над предыдущим планом: что успели сделать, а что перенесли, где просчитались со временем, что можно улучшить. Порефлексировали — можно и пива.

Причина 2. Многозадачность убивает продуктивность

Многозадачность крадёт время сильнее, чем лента ТикТока. Главная ловушка такого режима работы — кажется, что вместо одного дела за то же время делаешь три. Но это иллюзия: на самом деле мы тратим на несколько задач одновременно больше времени, чем если бы делали их последовательно. А ещё сильнее устаём и делаем больше ошибок.

Многозадачность не поможет успевать больше
Многозадачность не поможет успевать больше

Многозадачность бывает двух видов:

Параллельная многозадачность — это когда вы пытаетесь делать два или больше дел одновременно. Например, составлять расписание для сотрудников, слушать подкаст и следить за кашей на плите.

Последовательная многозадачность — в этом случае вы делаете что-то одно, прерываетесь на другое дело, а потом снова возвращаетесь к первому. Представьте: вы составляете расписание, периодически прерываясь на Телеграм. Кажется, что выглядит так:

Как представляется многозадачность

Но по факту это выглядит так:

Как многозадачность выглядит на самом деле

Одно и то же дело может занимать в два-три раза больше времени или вообще рискует быть незаконченным. А ещё, хватаясь за телефон, тяжело устоять перед вот этим:

Многозадачность провоцирует отвлечения
Инспектор выжил благодаря шлему

Хоп — и вместо пары минут вы потратили 15.

Многозадачность работает только в одном случае: когда вы делаете два дела, одно из которых для вас автоматическое. Например, нормально ходить по дорожке во время созвона, но не считать зарплату и согласовывать работы подрядчику.

Как бороться

Избегать отвлечений. Выберите отрезки дня для сконцентрированной работы. На это время отключите все уведомления и звук на телефоне, забудьте все дела. Если мозг предательски начинает обдумывать другую задачу, опомнитесь и запишите её в планировщик. Иначе мозг будет вам её подкидывать постоянно, потому что боится забыть. А когда вы записываете, вы освобождаете оперативную память и успокаиваете своего серого эксплуататора.

Компоновать однотипные задачи. Небольшие дела, похожие друг на друга, лучше копить, а потом делать скопом в специально выделенное время. Например, выделить полчаса с утра и полчаса после обеда, чтобы отвечать на рабочие письма, а в остальное время не отвлекаться на почту — так вы не будете вырывать себя из сконцентрированного состояния, прерываясь на мелкие, но нужные задачи.

Работать по таймеру. Человек не в состоянии сохранять фокус внимания постоянно: со временем концентрация начинает ослабевать, а мы — искать поводы отвлечься. Спасает известный «метод помидора»: заводите таймер так, чтобы проработать 25 минут, отдохнуть 5 — и снова вернуться к работе. Если так неудобно, экспериментируйте с длиной отрезков концентрации и расслабления — со временем у вас получится нащупать комфортный ритм.

Только помните: во время отдыха мозг не должен получать информацию, так что отметаем соцсети. А вот лёгкая разминка, медитация или уборка на столе подойдут идеально.

Возможная причина 2. Вы стремитесь сделать всё и за всех

По этому поводу есть поучительная история:

К чему приводит отказ от делегирования задач

Делегирование — это сложно, ведь самому реально быстрее. К тому же вы знаете все нюансы, сделаете хорошо с первого раза вместо того, чтобы давать правки, правки на правки, ещё и ещё. С этим нужно научиться работать. У нас есть статья про то, как впервые делегировать задачи, почитайте.

Перфекционизм. Чтобы делать круто, нужно уделять внимание деталям — это одна из составляющих профессионализма. Но иногда стремление к идеалу не идёт на пользу, даже вредит: это когда вы заморачиваетесь на мелочах, видных только вам, но не слишком важных для результата.

Представьте: вы открыли продажи товара, и клиенты начали обрывать телефон сообщениями. Вместо того чтобы отвечать быстро и только по делу, вы уделяете по 10 минут на каждый текст, придумывая остроумные заходы и проверяя все запятые. Один-два клиента получат отличные ответы, а вот ещё семь — не дождутся и уйдут к конкурентам. Здесь целесообразнее было отправить неидеальные сообщения, зато всем.

У вас всегда будут подобные моменты выбора: пожертвовать качеством или скоростью, потратить время на эту задачу или на другую, отдохнуть или провозиться всю ночь и выдать результат выше среднего? И что бы вы ни выбрали, результаты не будут идеальными со всех сторон.

И всегда предпочитать дело отдыху, как диктует наш внутренний перфекционист, тоже неверно: вы рискуете выгореть и сойти с дистанции раньше, чем нужно для достижения ваших целей.

Личные границы. Бескорыстно помогать другим можно и нужно — это заложено в нашей природе. Так мы укрепляем социальные связи и становимся лучше как люди. И чем больше у нас любых ресурсов, тем больше возможностей для помощи.

Но это не значит, что нужно отвечать на каждую просьбу. Часто мы сами не замечаем, что тратим драгоценные минуты, работая на цели своего окружения. Поэтому для кого-то отказаться от желания быть удобным для всех — рабочий способ освободить кучу времени.

Как бороться

Доверять людям и не тащить всё на себе. Дела, которые не считаются для вас срочными и приоритетными одновременно, нужно стараться делегировать. Особенно если избавление от задачи принесёт вам выгоду.

Например, вам нужно написать текст для рассылки. Вы можете сделать это самостоятельно за час. В этом случае стоит сравнить стоимость часа своей работы и часа специалиста, которому её можно перепоручить. Если сравнение в вашу пользу — отдавайте. Да, вы потратите время, чтобы поставить задачу, дать правки, внести результат — но сохраните дополнительные силы на стратегию.

Выделить в своём расписании время для отдыха. И относиться к нему так же серьёзно, как и к работе. Если стыдно закрывать ноутбук и уходить в восемь вечера, вспоминайте, что продуктивности без качественного восстановления не бывает. Также от ощущения недорабатывания хорошо помогает техника 1−3−5.

Говорить «нет». Придётся быть неудобным человеком. Ставить в приоритет свои интересы — нормально. Не обязательно даже аргументировать свой отказ. В то же время если к вам часто обращаются за советами и консультациями, их можно сделать платными: во-первых, сразу отпадут те, кто несерьёзно относится к своему запросу; во-вторых, это принесёт дополнительный доход.

Делегирование задач необходимо

Что делать, чтобы начать всё успевать

  1. Вносите вообще все задачи в планнер. Подойдёт бесплатный YourGood.
  2. Не многозадачничайте — это не работает.
  3. Ставьте дедлайны для всех задач.
  4. Делегируйте.
  5. Сделайте отдых задачей.
  6. Напоминайте себе, зачем вы всё это делаете.
Над статьёй старались:
Создал статью:Климент Контент
Проверил:Руфат Валиуллин
Рисовала:Анастасия Сергеева
Публиковала:Жазира Карентаева
What’s your Reaction?
good
good
14
good
good
28
good
good
24
good
good
42
bad
bad
2
1
1 Комментарий
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии

Thanks I have just been looking for information about this subject for a long time and yours is the best Ive discovered till now However what in regards to the bottom line Are you certain in regards to the supply

Что внутри: