Простой способ планирования задач

Эта статья для тех, кто ежедневно сталкивается с кучей задач и мыслей, которые лезут со всех щелей. Например, постоянно пишут клиенты, другу что-то срочно надо, в голове созрела сотая идея, жена попросила заехать в химчистку — и всё это поверх запланированных дел. В таком состоянии есть большая вероятность постоянно нервничать, обязательно что-то забыть и к концу дня плохо себя чувствовать. Наш мозг не резиновый, и пытаться хранить в себе тонны информации — гиблое дело.

Рассказываем об одном из способов, который поможет разгрузить голову.

Чьи-то просьбы, идеи, сообщения, планы, цели — это дела или же задачи. Их все нужно взять и куда-то записать. Для этого выберите удобное место, которое будет называться «инбокс» — коробка с входящими. Это могут быть заметки в телефоне, блокнот, стикеры, Excel-табличка или какое-нибудь онлайн-приложение вроде Notion. Записав все задачи в одном месте, вы сделаете первый шаг к разгрузке головы от большого количества информации.

Разгружать инбокс желательно ежедневно в конце рабочего дня. Сначала будет нудно, так как в первый раз инбокс наверняка будет состоять из сотни разных задач, но дальше — проще и быстрее. Со временем 10−15 минут станет достаточно.

Если в инбокс попала задача, которую к вечеру вы считаете странной, бесполезной или нелепой — сразу выкидывайте. Например, утром хотели научиться вышивать крестиком и заказать под это дело расходники, а уже вечером подумали, что это какая-то импульсивная дурость. Если через какое-то время снова о ней вспомните, занесете обратно в инбокс, а пока — смело удаляйте.

Например, ответить другу, клиенту, подтвердить какую-нибудь доставку и так далее. Их желательно сделать прямо во время разбора инбокса. Если сомневаетесь, не уйдёт ли времени больше — отложите на завтра. Основная фишка в том, чтобы задачу можно было сделать практически моментально и тем самым заметно разгрузить инбокс.

Переходим к обычному планированию — складываем то, чем вы собираетесь заниматься в течение следующего дня. В основном сюда входят важные рабочие задачи, а также те дела, у которых есть временные ограничения. Например, через два дня клиенту нужно отдать заказ, а вы его только начали делать. Такая задача важная и срочная, она сразу должна идти в план на день.

Следите, чтобы список дел не оказался слишком большим: если у вас будет 800 задач, вряд ли вы всё сделаете. Такими списками очень легко себя демотивировать, поскольку начинает казаться, что это не список большой, а вы недостаточно продуктивный.

Те задачи, которые нельзя сделать за один день, но нужно завершить в течение недели. Ещё их называют проектными, поскольку для выполнения требуется несколько действий. Например, сделать ремонт в мастерской или студии — это проект. Нужно сначала выбрать и купить инструменты, подготовить мастерскую к ремонту, оповестить клиентов, что вы временно не работаете, и так далее. В таких задачах следует подробно описать все промежуточные действия, необходимые для их выполнения, а затем постепенно перетаскивать по одной штуке в задачи на день.

Дела, которые стоит либо вообще не делать, либо в последнюю очередь, либо это что-то на следующий год. Например, поездка на море, масштабирование своего дела или переезд в другой город. Сохраняйте здесь всё, что не имеет значения прямо сейчас, но вы этого хотели бы в будущем. Если со временем передумаете — удалите.

После того как все задачи рассортированы, вы со спокойной душой идёте отдыхать, а с понедельника начинаете работать исходя из плана на день.

Старайтесь делать так, чтобы в течение дня не появлялись новые задачи, которые вы не запланировали вчера. Например, если на вас начинает извне давить какой-то Вася с чем-то срочным, задайте себе вопрос: «А мне это срочно?» Если нет, то Вася подождёт до вечера — а пока просто запишите это в инбокс. Аналогично поступайте и с внезапными идеями. Только так ваш план на день не распухнет в 2 раза.

Понятно, что не получится игнорировать абсолютно все дела, которые прилетают извне. Есть штуки, которые придётся решать прямо сейчас. Например, маме очень надо, чтобы вы приехали, потому что у неё дома потоп. Или клиенту от вас нужно что-то прямо сейчас, и он готов заплатить за это больше.

Тут главное — не отвлекаться на всё подряд, а действительно выбирать, ради чего вы готовы отодвинуть собственные планы.

Каждый день. Смотрите на то, что было сделано и не сделано. Если что-то оказалось невыполненным — не ругайте себя. Чаще всего это точка роста в планировании или сигнальчик о том, что пора передохнуть. Постарайтесь разобраться в причине и либо выкиньте задачу, либо перенесите на следующий день, но пометьте галочкой. Если задача наберёт пять галочек — сделайте её несмотря ни на что или киньте в папку на когда-нибудь.

Каждую пятницу. Если в течение недели вы не выполнили много дел — постарайтесь проанализировать причину. Возможно, вы на себя слишком много берёте и стоит подкорректировать план. Возможно, вы отвлекались на того самого Васю и пора бы ему сообщить про новый порядок. А может, вы просто не до конца понимаете, как оценивать вес своих же дел.

Также в конце недели стоит заглядывать в задачи на когда-нибудь. Наверняка что-то из этого списка потеряло актуальность или, наоборот, вы захотите перенести задачу в план на неделю, так как решили плотно ей заняться.

Каждый месяц. Время глобальной ревизии. Если видите, что какая-то задача лежала и вы о ней даже не думали — выкиньте её. Вряд ли вы что-то от этого потеряете. Большие проектные задачи разбейте на маленькие кусочки так, чтобы каждую задачу вы могли взять в план на неделю или даже на день.