Нажмите на Enter чтобы посмотреть все результаты
Закрыть поиск

Как поставить дедлайн

С пользой для себя, команды и компании в целом
15.11.2023
11 минут

Дедлайн — это такая штука, которая помогает своевременно достигать цели. Установка сроков влечёт за собой необходимость ставить приоритеты, фокусироваться на задачах, оценивать время и ресурсы, которые нужны для их выполнения. Они регулируют ожидания клиента и прокачивают как руководителя, так и сотрудников. Но главное, дедлайн — это про уважение.

Определяя крайний срок той или иной задачи, руководитель как бы делится планами и ожиданиями с командой. Показывает, что задача реально важна и от её выполнения зависят другие результаты. Высший пилотаж — когда руководитель объясняет, почему срок именно такой, и показывает его связь с другими работами.

В общем, дедлайн — это один из самых важных и полезных инструментов в любой компании. Сейчас расскажем, как их ставить с пользой для себя, команды и компании в целом.

Почему дедлайны так важны

Термин Dead line означает «мёртвая линия», за ней — смерть. Не успел — отвечаешь головой. Поэтому кажется, что дедлайн — это зло, которое вгоняет команду в стресс, портит отношения и демотивирует что-либо делать.

На деле же наоборот. При разумном использовании дедлайны усиливают команду, в которой появляются здоровые рабочие отношения. А всё потому, что дедлайны:

Можно перечислять дальше, но смысл один — адекватные дедлайны помогают сформировать здоровый рабочий коллектив и повысить его эффективность.

Правильное отношение к дедлайнам важно не только для работы, но и для личной жизни. Возможность планировать нагрузку на работе поможет увидеть, сколько остаётся времени для отдыха и личных увлечений. Без дедлайнов этих границ как бы не существует.

Что будет, если пренебрегать дедлайнами

Без дедлайнов цели теряются из виду, задачи откладываются на потом, время и ресурсы используются неэффективно. Как следствие, качество и сроки не соблюдены — клиент недоволен, больше не придёт и другим не посоветует. С таким подходом вряд ли бизнес проживёт долго.

Важно понимать, что дедлайн — это инструмент достижения целей. Но не только он влияет на то, будет достигнута цель или нет. Например, если вы сдали задачу в срок, но качество исполнения оставляет желать лучшего, то и нужного результата вы, вероятнее всего, не достигнете. Поэтому важно научиться оценивать задачи и по срокам выполнения, и по качеству, и по ожидаемым результатам.

Вопрос времени, когда руководитель начнёт учиться ставить, контролировать и соблюдать дедлайны. И вероятнее всего, на пути его будет ждать горстка проблем.

Что будет, если назначать дедлайны по наитию

Некоторые люди ставят дедлайны наугад, не учитывая сложность задачи, доступные ресурсы и сроки. Иногда везёт и всё успевается, но чаще нет. При таком подходе команда и сам руководитель будут снова и снова сталкиваться с проблемами.

Ставя жёсткий дедлайн на слишком короткий срок, человек создаёт необходимость быстрого, но не обязательно качественного выполнения.

Например, команда делает задачу и в процессе обнаруживает, что не учла всех деталей. В итоге люди начинают работать в стрессе и спешке, пытаясь закрыть дыры, потому что уже всем всё пообещали. В таком случае приходится закрыть глаза на качество, ведь главное здесь — сдать задачу в срок. Но и в срок команда всё равно не успевает.

Исход — компания начинает меньше зарабатывать и больше тратить, потому что:

Понюхав пороху, можно подумать, что лучше уж ставить дедлайны как можно длиннее. И на вопрос клиента о сроках отвечать: «Мы сделаем всё в лучшем виде. Крайний срок — летом, но не этим». Подход, конечно, интересный и для кого-то из клиентов даже приемлемый. Но в таком случае мы сталкиваемся с другой опасностью.

Ставя большие дедлайны просто так, вы снижаете продуктивность и работоспособность команды.

Представьте, руководитель поручил Алексею нарисовать логотип для сайта. Он бы мог выполнить задачу за 2 дня, но босс даёт неделю. Конечно, есть вероятность, что Алексей никогда не прокрастинирует и делает всё так, чтобы успеть в срок. Он осознанный, прокачанный, эффективный, в потоке и вообще тренер успеха.

Но скорее всего, в этот же день Алексей подумал: «Ага, приступлю в конце недели». Вечером воскресенья он вспомнил, что обещал вроде бы сдать в понедельник. Сел работать, понял, что не уточнил задание, а спрашивать уже как-то стыдно. В итоге работа не сделана. Либо сделана не так, как было нужно — лишь бы не сорвать дедлайн.

Проблема случилась из-за того, что слишком длинный срок сдачи расслабляет и подталкивает откладывать задачи до тех пор, пока не наступит крайний срок. Для этого явления даже специальный термин существует — закон Паркинсона. Это когда работа расширяется, чтобы заполнить всё отведённое на её решение время. Человек растягивает выполнение задачи на больший период, даже если мог решить её быстрее, и приносит результат только в назначенный срок сдачи. Если вообще приносит, так как при таком подходе высока вероятность в последний момент узнать, что задачу-то он в итоге не понял.

В долгосрочной перспективе это приводит либо к регулярному срыву сроков, либо к неэффективному выполнению задач. После такой расслабленности работа в обычном темпе вызовет нешуточный стресс, так как Алексей отвык работать нормально.

В общем, назначение дедлайнов наугад приводит к снижению эффективности и качества работы, а также к проблемам с выполнением поставленных целей в срок. Теряется доверие клиентов, теряются деньги, сотрудники демотивируются и уходят сами, либо их увольняют.

Как же научиться ставить дедлайн

Работа с дедлайнами — это регулярный, повторяющийся процесс. При постановке любой задачи можно использовать следующий алгоритм:

1. Прежде чем что-то делать, сформулируйте, что и зачем нужно делать, а также какой результат ждёте в итоге. Для этого полезно изучить одну или несколько методик постановки задач. Например, SMART или любую другую. Часто у задач неадекватный дедлайн только потому, что не разобрались изначально, что на самом деле было нужно.

2. Если задач сильно больше, чем исполнителей — приоритизируйте. Оцените, насколько велика будет польза от решения задачи: что получат пользователи или бизнес, сколько заработаете. Так вы поймёте, задача важнее других или она пока может полежать в очереди.

3. Разбейте задачу на более мелкие и конкретные подзадачи для каждого исполнителя.

4. Определите, какие ресурсы потребуются для выполнения каждой подзадачи: люди, деньги, оборудование, информация.

5. Оцените время, которое потребуется на выполнение каждой подзадачи.

6. Установите реалистичный срок дедлайна по каждой подзадаче. Для этого опирайтесь на информацию из всех пунктов выше. Зная в лицо каждую подзадачу, время на их решение и необходимые для этого ресурсы, можно определить наиболее реалистичный дедлайн.

7. Добавьте запас времени к дедлайну последней подзадачи, необходимой для завершения изначальной задачи. Эта дата станет дедлайном основной задачи. А запасные дни будут подстраховкой на случай форс-мажоров, которые случаются примерно… всегда.

Следуя этому алгоритму, можно установить реалистичные дедлайны, которые помогут достичь целей в срок. Даже если задача не слишком срочная, у вас нет чётких ожиданий или вам просто лень — всё равно ставьте дедлайны. Всем только лучше будет. Это научит вас и ваших сотрудников планированию и дисциплине.

У любой хорошей задачи есть крайний срок исполнения. Встречу, футбольный матч, поездку в общественном транспорте — всё можно представить как задачу с определённым дедлайном и использовать как поле для нарабатывания навыка.

Сложно, долго, не получается

С первого раза не получится, это правда. Но это и не так страшно, потому что теперь вы знаете, что это регулярный процесс улучшений. Первое время берите чуть больше времени.

Давайте разберём весь процесс постановки дедлайнов, чтобы закрепить материал. У нас была задача — написать для аудитории полезную статью «Как правильно установить дедлайны».

Разбиваем задачу на подзадачи и оцениваем

К задаче мы приступаем 5 апреля. По предварительной оценке, на задачу нужно 10 дней. Возьмём 20% времени на непредвиденный случай — это 2 запасных дня. Значит срок выполнения задачи, который мы озвучим заказчику — 12 дней. А для исполнителя — по-прежнему 10 дней.

Ставим дедлайн исполнителю — 15 апреля к 17:00.

А заказчику обещаем отдать — 18 апреля до 10:00.

Важно, чтобы исполнитель не знал, что заказчик ждёт статью в 10 утра 18 апреля, а не 15-го вечером. Иначе познакомимся с эффектом Паркинсона. Человек, выполняющий задачу, должен понимать ответственность, если не уложится в срок. Нельзя допускать мысли: «Ну опоздаю чуть, не страшно, всё равно ждут 18-го».

Чтобы научиться стрелять, нужно смотреть, куда попадаешь

Прошёл месяц, смотрим результаты по задачам. Например, все этапы сделали вовремя, а вот с редактированием ошибались чаще. В 70% задач нужно было 3 дня, а не 1, как планировали.

Плохие новости: Мы ошибались и не укладывались в планируемый срок.

Хорошие новости: Мы узнавали это заранее, сообщали клиенту, что задерживаемся, и говорили насколько. А иногда просто хватало дней про запас. У нас появился набор оценённых задач.

Как оказалось, написание всех статей проходит по одному и тому же сценарию, в одни и те же сроки. Теперь мы можем гарантировать клиентам качество в конкретный срок, планировать загрузку и разработать в будущем KPI, который привяжем к деньгам и тем самым сильнее повысим мотивацию исполнителей.

В будущем дедлайны по каждому шагу можно аккуратно уменьшать, наращивая скорость команды. Или ещё чего — вариаций много. Теперь у нас развязаны руки, потому что мы контролируем работу, а не она нас. У нас есть факты и цифры, мы опираемся на них и управляем процессом.

Ошибаться не страшно. Страшно не представлять, из-за чего одна и та же ошибка возникает постоянно. Всё получится, главное — поставьте себе дедлайн! 😉

Над статьёй старались
Писал статью: Максим Полищук
Редактировал: Руфат Валиуллин
Рисовала: Анастасия Сергеева
Публиковала: Дарья Бондарович
What’s your Reaction?
good
good
0
good
good
0
good
good
1
good
good
0
bad
bad
0
1
1 Комментарий
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии

Пугает слово дедлайн

Что внутри: