Как впервые делегировать задачи

Когда дело растёт, а задачи завязаны на одном человеке, неизбежно появляется проблема: приходится грязнуть в рутине повторяющихся однотипных задач. Например, изо дня в день закупать материалы для работы, общаться с клиентами и отвечать на звонки. Хочется расширяться, иметь больше времени для развития дела и для себя, но не выходит. Получается колесо белки: человек много работает, устаёт, не видит отдачи от вложенных усилий и не может масштабироваться.

Кажется, что стоит попробовать делегировать часть задач. Только не понятно, как начать, когда стоит это делать, как вообще найти нормального исполнителя и не потерять время и деньги. Говорят, хочешь делать хорошо — делай сам. Но это не совсем так.

Делегирование — это когда есть постоянный поток одинаковых или похожих задач, которые вы знаете вдоль и поперёк и хотите передать другому, чтобы освободить время для более полезных дел.

Но делегирование — это не разовое поручение и не аутсорс. Например, организовать выставку, запустить сайт — это как раз разовые задачи, которые на поток не поставишь, если они постоянно не возникают. А передача бухгалтерской отчётности — это аутсорс, если сами вы в этом не разбираетесь и не хотите. Делегировать можно ответы на звонки клиентов, пошив чего-то простого, если вы швея, подготовку контента, если вы контент-маркетолог.

Главный плюс и повод для делегирования — время и возможности для развития. Разберём на примере.

У Аркадия свой яблоневый сад. Он закупает саженцы, выращивает деревья, ухаживает за садом, собирает урожай и продаёт его на ярмарках и рынке. Это потолок выработки и прибыли. Он может начать работать в выходные, но это не сильно поможет и скорее навредит.

Если Аркадий передаст сбор урожая или доставку другим людям, они обучатся и со временем начнут приносить пользу делу. В освободившиеся часы Аркадий сможет заниматься чем-то другим. Например, налаживать отношения с ресторанами, чтобы в будущем доставлять им свой продукт. Тем самым производство будет расти, расширяться и приносить больше прибыли. Звучит неплохо.

Делегировать работу стоит как можно раньше. Конечно, если вы планируете постоянно развиваться и расти. Если всё устраивает в текущем объёме работы, то едва ли вы задумаетесь о найме.

Главных условий три:

Шаг 1. Оценить задачу. Сколько часов в неделю она занимает, какие есть подзадачи. Например, Аркадию нужно собирать по 40 кг яблок в день, а ещё поливать сад.

Шаг 2. Выбрать исполнителя. В первый раз будет сложно оценивать компетентность человека, поэтому если дело небольшое, то можно сослаться на интуицию и чувство прекрасного. Нравится ли внешний вид человека, его лицо, манера речи и в целом то, что он говорит. Нанимать слишком компетентного сотрудника, если навыков управления нет — гиблое дело. Зачем сотруднику следовать за таким управленцем? Да и денег на него едва ли хватит. Взять на работу можно того, кто ничего не смыслит в деле, но заинтересован в развитии. Так есть шанс с порога заполучить уважение и расположение к себе, став для кого-то наставником.

Шаг 3. Сформулировать задачу. Какой результат нужен, к какому сроку, есть ли референсы. Аркадий уточняет помощнику: «Нам необязательно каждый день собирать именно 40 кг, можно поменьше или побольше. Но к пятнице нужно обязательно 6 мешков — это примерно 200 кг».

Шаг 4. Поставить задачу. Зафиксировать договорённости письменно. Можно и без этого, но тогда могут начаться фразы из разряда «я не помню», «я забыл, бла-бла-бла».

Шаг 5. Проконтролировать промежуточные результаты. Что получается, что нет, где стоит ускориться.

Шаг 6. Оценить результат. Достаточно ли собрали. Все ли нужные сорта яблок есть в необходимом количестве.

Конечно, процесс передачи дел, даже малой части — это сложно и психологически, и с точки зрения процесса. Может быть страшно, что новый человек окажется некомпетентным, не сделает задачу так же хорошо или вообще обучится и станет конкурентом.

Утешать не станем: делегирование — это навык, который нарабатывается с опытом. Как с любым навыком, скорее всего, с первого раза ничего не получится. Придётся набивать шишки, чтобы становиться круче.

Например, вот список того, что может пойти не так:

Напоследок разберём основные страхи и опасения, которые часто останавливают от передачи дел. Мы назвали их мифами, но, конечно, доля правды в них есть.

Правда: конечно, лучше вас не сделает ни один исполнитель, ведь только вы знаете все нюансы и тонкости своего проекта. Но идеально исполнителю и не нужно делать, хватит удовлетворительного результата. Уверяем, это подойдёт, чтобы проект развивался.

Аркадий боится, что только он сможет качественно поливать сад. Но на деле может случиться так, что ему достаточно дать чёткий план действий и несколько раз проконтролировать процесс, чтобы помощник понял, как это делать.

Правда: самому сделать действительно может показаться проще и привычнее, ведь обучение и постановка задачи занимают время. Но всегда делать самому = лишить себя возможности расти и развиваться.

Ко времени на передачу дел стоит относиться как к грамотной инвестиции: да, сначала потребуются время и силы, чтобы всё объяснить и проконтролировать, но в итоге все выиграют.

Например, если Аркадий научит Тамару высаживанию деревьев, то сам сможет переключиться на новые задачи: работу с оптовыми клиентами, выход на маркетплейсы, закупку новых сортов саженцев. Исполнителям тоже хорошо: они могут расти и развиваться вместе с бизнесом Аркадия.

Правда: задачу контролирует исполнитель — тот, кто отвечает за результат, но руководитель продолжает присматривать. Стоит договориться с исполнителем о контрольных точках — моментах, в которых вы будете сверяться по промежуточным результатам.

Например, на этапе постановки задачи, на трети работы и на 75%. Это поможет вовремя скорректировать направление работы, меньше тратить время на правки и вам, как постановщику задачи, чувствовать больше контроля.

Правда: Конечно, исполнитель — свободный человек. Он волен в любой момент уйти и открыть такое же дело. Да, такое может случиться.

Но бизнес — это стык маркетинга, продаж и исполнения обязательств. Сотрудник, хорошо знающий только одну часть вашей работы — например, технологию производства, — не сможет так же мастерски заняться продажами и маркетингом и, вероятнее всего, прогорит.

Так, садоводы Аркадия, может быть, и смогут высадить у себя сад, но вот наладить поставки им не под силу, ведь опыта у них здесь нет.

К тому же далеко не все люди в принципе хотят открывать своё дело, ведь многим нравится работать в найме и освобождать себя от рисков и управленческих задач.

У нас есть подкаст про то, как нанимать сотрудников, стоит ли делать это самому, сколько платить, чтобы все были довольны, и как создать команду, которая свернёт горы. Если информации из статьи показалось мало — добро пожаловать.