Нажмите на Enter чтобы посмотреть все результаты
Закрыть поиск
Когда руководитель нанимает человека на должность персонального помощника, то думает, что вот она, свобода. Ассистент заберёт на себя часть дел, а у предпринимателя освободится куча времени на что-то более важное: семью, отдых, стратегию бизнеса или масштабирование компании.
Так думал и Качин, владелец спортивных клубов в Москве. Он решительно, особо не разбираясь, нанял личного помощника Разгрузова и… впал в ступор, когда дело дошло до постановки задачи. Качин просто не знал, что поручить и какие требования к этой должности предъявлять. Казалось, что всё рабочее он сам сделает лучше, а личное доверить страшно.
В этой статье расскажем, как настроить работу с первым личным помощником так, чтобы жизнь стала проще, а работа эффективнее, что входит в обязанности ассистента, какие задачи ему поручать и какие функции он может выполнять. И вот первое правило-маркер, по которому предприниматель может определить, отдавать задачу ассистенту или нет:
Делегируйте, если тратите на выполнение задачи больше времени, чем на её постановку
Обсудить ожидания и цели работы. Не кидайте новичка в топку дел сразу, так он точно что-то запорет. Если собеседование проводили не вы, обсудите, чего ожидаете и какие требования у вас есть:
— Мне нужен человек, который заберёт все бесячие задачи — они отнимают кучу времени.
— Хочу, чтобы мой ассистент был на связи даже ночью.
Качин изначально решил, что в обязанности помощника будут входить не только вопросы бизнеса, но и личные. В идеальном мире личный помощник и бизнес-ассистент — это разные люди. Но если обсудить нюансы на берегу, то можно договориться. И тогда такой человек станет правой рукой, которая подстрахует по всем фронтам во время отпуска или болезни.
Определить зоны ответственности. Об этом нужно подумать ещё перед наймом. Потому что от того, что будет в зоне ответственности сотрудника, зависит, какие навыки понадобятся помощнику. Так с большей вероятностью мы найдём того, кто правда высвободит время и сэкономит силы, а не наоборот загрузит. Если эта идея пришла в голову после найма, то сядьте, посмотрите резюме помощника и хорошенько подумайте, какие функции он сможет выполнять, а какие нет. Например, если владеет Excel, то может составлять отчёты или считать аналитику.
Составить регламент. Это документ с правилами работы, требованиями, инструкциями и программами, которые понадобятся для работы в организации. В общем, он показывает систему, в которой сотруднику предстоит трудиться. Придётся выделить время на написание, но это поможет навигировать сотрудника в рабочем дне, договорённостях и задачах. У каждого бизнесмена регламент будет свой — просто вписывайте туда всё, что поможет сотруднику быстрее адаптироваться и не задавать лишние вопросы: обязанности ассистента, распорядок рабочего дня, правила компании, функции и другое.
У Качина получилось что-то такое:
Познакомить с другими сотрудниками. Если всё сложится, помощник будет коммуницировать с коллегами. Для этого его нужно представить сотрудникам и рассказать, с какими вопросами он будет к ним приходить. Это делается в принципе не сложно:
— Это мой помощник Разгрузов, он будет приходить к вам с моими вопросами: по бюджету, расходам и продажам.
Установить правила игры. Это самый неочевидный пункт, который многие пропускают, а потом злятся, что помощник не сообщил о важном или наоборот звонит, чтобы пук-среньк. Помощник должен чётко знать правила, а не угадывать их по ходу матча:
В общем, объясните, как принято у вас в компании, а как не принято.
Поставьте себя на место помощника: он пришёл в новую компанию, познакомился с вами, но ещё не понял, что вы за человек. Пока у ассистента одно желание: разобраться, как тут всё устроено, при этом не подвести с задачами. Чтобы процесс адаптации прошёл гладко для обеих сторон, не кидайтесь в него задачами с расстояния. Потратьте несколько минут в день, чтобы сформировать чёткое ТЗ на то, чем предстоит заниматься ассистенту сегодня. Вскоре этот процесс упростится сам собой, вы поймаете один вайб — и ставить задачи станет проще:
| Ставим задачу новенькому | Ставим задачу опытному |
| • составляем чёткую инструкцию, в которой прописываем результат; • ставим сроки и расставляем приоритеты, если задач несколько; • даём обратную связь и контролируем выполнение. | Что говорит руководитель: «Мне нужны результаты продаж по кварталу для встречи завтра. Хочу понять, как у нас сейчас идут дела». Что слышит ассистент: «Свяжись с руководителем отдела продаж и попроси его сделать презу с результатами компании за январь, февраль и март. Встреча в 15:00, значит преза должна быть готова край к 14:00». |
Ставить задачи и контролировать их выполнение легко через современные сервисы — планеры. Например, Yourgood.Planner — это простая и понятная платформа: регистрируетесь, добавляете помощника и поручаете ему задачи. При этом вы существуете в одном пространстве, видите, что делает ассистент, и можете устанавливать дедлайн.
Реклама. Рекламодатель: ООО «Йогурт», ИНН: 9731084690
Сначала — рутину. То есть суперпонятные задачи, которые повторяются каждый день, неделю или месяц и которые не требуют особых навыков. Например, организация еженедельного совещания. Для этого вы один раз пишете инструкцию или объясняете задачу устно, назначаете критерии проверки — и всё, дальше её подхватывает ассистент. В таких задачах не надо искать решение, брать большую ответственность.
Это первый этап, на котором у персонального помощника будет возможность проявить себя и понять, как предприниматель оценивает работу. А фаундер проверит исполнительность, скорость и умение работать по инструкции.
У каждого предпринимателя будет свой список таких задач. Мы советуем сесть и проанализировать свой день: найти то, что повторяется и раздражает, и выписать этот пул. Качин посидел, подумал и набросал такой список:
В общем, на этом этапе отдавайте такие задачи, которые не повлияют на бизнес, если их не сделать.
Это следующий этап «доверия» к персональному помощнику. Если он подтвердил, что умеет работать по инструкции, дальше руководитель отдаёт задачи, которые требуют придумывания, исследования, организации и принятия ответственных решений. Но пока не стратегических. Здесь фаундер уже не объясняет, что делать — просто обозначает конечный результат. А помощник сам придумывает, как исполнить задачу.
Разгрузов справился с первым этапом: быстро находил нужную информацию и успевал фиксировать договорённости на важных встречах. Тогда Качин решил дать ему более ответственные обязанности:
2. Проанализировать посещаемость клубов. Качин поручил провести аналитику посещаемости: узнать, в какое время больше всего клиентов, а в какое — затишье. При этом разбить всех спортсменов по возрасту и полу, чтобы узнать, кто ходит чаще.
На этом этапе не обойдётся без правок, это нормально. Но когда руководитель начинает доверять помощнику обязанности такого формата, и тот справляется, это здорово упрощает жизнь и экономит время. Это связано с тем, что на поиск какого-то решения иногда уходит намного больше времени, чем на саму задачу. В общем, здесь руководитель не объясняет, как, а говорит «я хочу…».
Это вышка, которую руководитель поручает помощнику, когда уверен в нём полностью. Сюда мы относим всю коммуникацию с людьми от имени руководителя или компании: с подрядчиками, коллегами, поставщиками, партнёрами. В этом случае руководитель передаёт часть своих менеджерских задач помощнику, а тот должен добиться, чтобы кто-то что-то сделал. Например:
Такие обязанности подходят опытным помощникам, которые умеют доносить мысли, стоять на своём и эффективно разрешать сложные ситуации. Кроме этого, для таких задач ассистент должен уметь строить доверительные отношения в коллективе и быть сильным специалистом, чтобы поддерживать профессиональную репутацию руководителя.
Оценивайте ассистента спустя какое-то время: здесь нет чётких границ, спустя месяц или два — всё по ощущениям. Мы советуем ориентироваться на своё время и эффективность:
Если у руководителя стало больше времени, а эффективность и результативность его компании повысилась, значит ассистент справляется
Это значит, что помощник освободил время, которое руководитель может потратить на стратегическое планирование или масштабирование компании. Это и есть то, ради чего нанимают помощника.
Когда я нанимала свою помощницу, то разработала такие критерии для оценки её работы:
1. Все отчёты и документы всегда в порядке. Хаос я и сама могу устроить 🙂
2. В календаре нет наложения встреч. А к каждой встрече есть подробная Адженда, чтобы убедиться, что это мероприятие действительно нужно.
3. Поездки организованы удобно и комфортно. Это значит, что я не думаю, как вызвать такси или добраться до отеля.
4. Все поручения выполняются в срок. Это немного утопично — абсолютно все задачи выполнить в срок невозможно. Но это повод посмотреть, как ассистент себя в этом проявляет: предупреждает ли заранее или тянет до последнего, а потом придумывает отмазки.
5. Помощник на связи в то время, о котором мы договорились. Чтобы он мог оперативно подключиться к срочным вопросам.
6. Обратная связь от меня и правки по выполненным задачам занимают мало времени. То есть помощник понимает меня с первого раза и мне не надо возвращаться снова по одному и тому же вопросу.
7. Я вовремя выполняю свои обязанности. Следить за тем, чтобы я ничего не забыла — функции помощника.
Здорово, если фаундер и персональный ассистент сошлись ценностно, эмоционально и вообще словили один вайб — так намного проще работать. Но в этом случае отношения могут становиться более близкими, чем принято с коллегами.
С одной стороны, нам кажется, что это нормально: личный ассистент — это должность, которая находится очень близко к руководителю. Иногда ближе, чем друзья, мужья и жёны, потому что руководитель и персональный помощник проводят вместе очень много времени. С другой стороны, всегда важно занимать ведущее место в иерархии и не терять статус руководителя.
Обязанность руководителя в этом вопросе — сделать так, чтобы была ясность в статусах, договорённостях и правах без лишних напряжений: все должны понимать, кто кому кто, как у нас принято, а как у нас нельзя, кто на что имеет право. Инструмент для этого простой — разговор. Словами. Через рот.
У меня есть убеждение, что многие руководители боятся сместиться в сторону более личных отношений со своими сотрудниками не потому, что это заведомо проигрышная линия, а потому что они не умеют держать баланс между отношениями «человек — человек» и «руководитель — подчинённый».
Но я убеждена, что работа с подчинёнными, с которыми есть хороший личный контакт, более продуктивная, чем та, где отношения формальные.
Этот баланс сложно найти и удержать: поможет опыт, интуиция и работа над собой. Поэтому фаундер должен работать не только над бизнесом, но и прокачивать свою личность, бороться со страхами и развивать управленческие навыки.
Катерина Угланова
Вводите помощника в дела постепенно: начинайте с мелких задач, которые делаются по инструкции, затем давайте всё больше ответственности и поручайте задачи покрупнее. Постепенно правок и недочётов станет меньше, а свободного времени больше. Помните, что:
Главная задача персонального ассистента — разгрузить руководителя
Если спустя несколько месяцев у вас не так — это ред флаг, который сигнализирует о том, что нужно что-то делать. Когда человек ленится или боится брать ответственность — смело прощаться, а если пытается, но не выходит, то разбираться, почему так вышло и как ему помочь.
| Делилась мозгами: | Катерина Угланова |
| Создал статью: | Климент Контент |
| Проверил: | Руфат Валиуллин |
| Рисовала: | Анастасия Сергеева |
| Публиковала: | Жазира Карентаева |
