Нажмите на Enter чтобы посмотреть все результаты
Закрыть поиск
Мечта многих предпринимателей — уйти из операционного управления: не контролировать ежедневные процессы и не тушить пожары, а сосредоточиться на стратегии, масштабировании или просто жить свободнее. Но когда доходит до реального шага, становится тревожно. В этой статье расскажем, как построить систему защиты от подлецов, чтобы спокойно выйти из операционки.
Страхи собственников часто похожи:
Эти опасения оправданы. К экспертам по безопасности предприниматели чаще всего приходят уже после инцидента, когда работа компании потрясена внутренним конфликтом или хищением. Если не выстроены механизмы контроля, потери и правда могут быть ощутимыми. По данным ассоциации по расследованию хищений, в 60% случаев удаётся вернуть лишь 10% от украденного.
Но всего этого можно избежать, если начать заранее, — безопасный выход из операционки возможен. Для этого нужны системные шаги: от выстраивания правильной структуры до внедрения управленческих инструментов. Достаточно выстроить защиту, и можно спокойно выйти из операционки, сохранив и бизнес, и свободное время.
Чтобы понять, зачем нужны системы защиты, важно увидеть, что происходит, когда их нет. Один из кейсов, с которым столкнулись эксперты, — классическая история «тихого» захвата бизнеса.
Кейс
Два собственника бизнеса вложили 140 миллионов рублей в запуск компании: закупили оборудование, наняли команду, выстроили логистику. Затем передали управление наёмному директору и отошли от дел. Всё шло по плану, пока спустя три года не выяснилось, что директор создал параллельную фирму, зарегистрированную на его гражданскую супругу. Постепенно туда перетекли ключевые контракты, клиентская база и даже сотрудники.
Формально у собственников осталась лишь оболочка компании: юридическое лицо и складские остатки, которые удалось продать максимум за 15 миллионов. Остальное утекло в чужие руки.
Алексей Никольский, эксперт статьи
Это стало возможным потому, что не было системных ограничений, управленческой отчётности и контроля за действиями руководителя. Всё держалось на доверии, и оно сыграло против собственников.
Поставщики, менеджеры, даже кладовщики могут годами понемногу растаскивать бизнес: деньги, товар, клиентов. И чем позже это замечает собственник, тем меньше шансов вернуть потери. Но у любой такой схемы есть признаки, а у собственника — инструменты, чтобы вовремя их заметить.
Выход собственника из операционного управления — это не событие, а процесс. Ниже — пять ключевых шагов, которые помогут выстроить систему защиты и контроля.
Шаг 1. Назначайте ключевых людей лично
На первом этапе важно не просто передать управление, а собрать команду самостоятельно. Даже если у вас есть генеральный директор, не стоит отдавать подбор всего ядра под его контроль.
Главбух, финдиректор, руководители закупок и продаж — это те, кто влияет на деньги, договоры и клиентов. Пусть это будут люди, которых наняли через интервью с вами.
Шаг 2. Проверьте устав и введите лимиты
У многих компаний в уставе нет ограничений на крупные сделки. Мы советуем:
Так важные операции, которые связаны с большими суммами или имуществом, не пройдут мимо вас.
Шаг 3. Настройте управленческую отчётность с контрольными индикаторами
Собственнику не нужно копаться в 1С или просить скриншоты. Ему нужно регулярно получать короткие, прозрачные отчёты, которые позволяют понять, всё ли в порядке. Проблема в том, что если отчётность делает только один человек, например финансовый директор, у него всегда будет соблазн сгладить углы или что-то прикрыть.
Советуем делать так:
Если сотрудники знают, что вы регулярно смотрите отчёты и задаёте вопросы, у них будет меньше мотивации что-то приукрашивать.
Шаг 4. Ограничьте доступ к информации
Воровать могут не только деньги, но и данные: клиентскую базу, контракты, цены. Чтобы этого не произошло:
Настройте разграничение прав доступа в облачных хранилищах, CRM-системе и документообороте
Не все сотрудники должны иметь доступ ко всей информации компании. Например, маркетологу нет нужды видеть финансовую отчётность, а бухгалтеру — внутреннюю переписку отдела продаж. В облачных хранилищах можно настроить доступ к папкам по ролям или конкретным пользователям: только чтение, редактирование или администрирование, а в CRM — настроить роли, которые будут ограничивать доступ к клиентским данным, сделкам и аналитике.
Используйте DLP-системы
DLP (Data Loss Prevention) — это технологии, которые помогают контролировать, что сотрудники делают с конфиденциальными данными. Эти системы отслеживают действия, которые могут привести к утечке информации, например копирование файлов на флешку, отправку писем с вложениями за пределы компании, пересылку документов в мессенджерах и даже распечатку на принтере. Если система распознает вора, она сможет заблокировать его аккаунт или уведомить службу безопасности.
Убедитесь, что каждый сотрудник имеет доступ только к тому, что нужно ему для работы
Это принцип минимально необходимого доступа: сотрудник получает только тот объём информации и функций, которые нужны ему для выполнения конкретных задач.
Шаг 5. Проводите форензик-аудиты
Форензик-аудит — это специальная проверка, которая помогает выявить факты мошенничества и хищений в компании. Это как детективное расследование, только внутри бизнеса: эксперты изучают документы, переписки, движения денег, логины в системе, записи с камер и выясняют, кто, как и когда мог воровать.
От обычного аудита он отличается тем, что ищет не просто финансовые ошибки, а умышленные махинации: фиктивные сделки, двойную бухгалтерию, откаты, серые схемы и другие способы обмана. Его проводят втайне от сотрудников, чтобы никто не успел замести следы.
Большинство случаев хищений и саботажа — не внезапные. Они накапливаются незаметно, но регулярно. И почти всегда оставляют за собой следы.
Есть индикаторы, по которым можно понять, что в компании происходит что-то неладное. Они не всегда говорят о прямом мошенничестве, но почти всегда сигнализируют о потере управляемости. Вот на что стоит обратить внимание.
Маржинальность падает, хотя выручка растёт. Значит, где-то необоснованно растут затраты.
Дебиторская задолженность увеличивается. Может, клиенты стали хуже платить, а может, долги стали фиктивными.
Затраты на закупку растут, но объёмы продаж — нет. Возможно, закупают не то или не туда.
Появляется поставщик, чья доля в закупках резко выросла. Это может быть свой контрагент с завышенными ценами.
На складах накапливается неликвид. Особенно если речь о трудноучитываемых товарах: бензин, песок, щебень и тому подобное.
Частая смена сотрудников в отделах закупок, бухгалтерии, логистики. Честные сотрудники, которые увидели внутреннюю кухню, могут не задерживаться в компании.
Жалобы со стороны налоговой. Например, на работу с серой цепочкой поставщиков. Иногда именно налоговая первой находит схемы вывода денег.
Кейс
«В нашей практике был интересный кейс, когда мошенничество по факту выявляли налоговые органы. Налоговая предъявила претензии руководителю по работе с сомнительными контрагентами: они сочли это схемой налоговой оптимизации. Но по факту для собственников компании это была абсолютно новая информация. Оказалось, что менеджер компании просто сделал свои подставные лица, через которые выводил деньги на закупках»
Алексей Никольский, эксперт статьи
Даже при хорошей системе никто не застрахован от человеческого фактора.
Главное — не совершайте необдуманных поступков.
Первая ошибка, которую часто совершают собственники, — бросаются обвинениями. Это приводит к тому, что сотрудник сразу уходит, уничтожает доказательства. И шанс разобраться теряется.
Вторая частая ошибка — надежда на суд или полицию. В реальности правоохранительной системе редко интересны внутренние корпоративные конфликты, особенно если нет широкого общественного резонанса.
Поэтому первым делом нужно провести внутреннее расследование. Если у вас крупная компания с отделом безопасности, подключайте его. Если нет, нанимайте внешних специалистов. Идеальный вариант — форензик-команда, которая умеет работать незаметно.
Когда доказательная база собрана, возможны два сценария:
Иногда возможен и третий путь — отпустить ситуацию. Подойдёт, если убытки не критичны, а ресурсы, которые придётся потратить на преследование, превышают потенциальную отдачу.
Чем раньше вы реагируете, тем выше шанс что-то вернуть
Он требует структуры, доверия и системного подхода.
Наоборот — повод выстроить процессы так, чтобы работа компании могла продолжаться без вашего постоянного участия.
Это надёжные люди на ключевых позициях, простые, но регулярные управленческие отчёты, ограничения на сделки и доступ к данным.
Именно она даёт уверенность, что бизнес будет работать, даже если вы на другой встрече, в другой стране или просто в отпуске.
