Нажмите на Enter чтобы посмотреть все результаты
Закрыть поиск

Описание бизнес-процессов

Четыре распространённых мифа
22.08.2023
9 минут

В основе почти любого бизнеса лежит команда, поскольку в одиночку сложно давать крутые результаты. Но при этом важно, чтобы коллектив работал как часы. Например, чтобы сотрудники, занятые в производстве, делали продукт без брака, продавцы знали, как познакомить покупателя с товаром и отработать возражения, а закупщики вовремя обеспечили необходимым сырьём.

Всё это происходит не благодаря каким-то особенным знаниям, а за счёт выстроенных коммуникаций, регулярных взаимодействий подразделений и отдельных сотрудников друг с другом. Иными словами, посредством грамотно выстроенных бизнес-процессов.

Существует много мифов о том, когда стоит описывать процессы, а когда нет. Часто считают, что это касается лишь огромных компаний. Только там процессы настолько сложны и запутаны и вместе с этим неизменны, что их обязательно стоит документировать. Но это не так.

В статье постараюсь развенчать четыре мифа, которые часто встречаю у предпринимателей, когда речь заходит о бизнес-процессах.

Первый миф: процессы нужны только большим компаниям

Можно столкнуться с мнением, что процессы нужно описывать тогда, когда уже есть штат сотрудников от 20 и более человек и когда вы зарабатываете миллионы. А пока маленькие — рано и вообще не надо.

Но мой опыт работы с небольшими компаниями показывает, что из-за отсутствия процессов:

Рекомендую описывать процессы с момента, когда у вас появился первый работник, например, ваш ассистент. Начать можно с того, чтобы ставить задачи в письменном виде. Со временем накапливается подборка мини-инструкций под каждую задачку. И при найме следующего специалиста ему просто нужно дать доступ к этим подборкам.

Также можно просить самого ассистента, если он самостоятельно разбирается с какой-то задачей, каждый свой шаг фиксировать в виде короткой инструкции.

Если вы показываете, как работать с каким-то сервисом или отчётом, то можно делать видеофиксацию ваших действий и комментировать голосом их последовательность. Потом такое видео можно дополнить тайм-кодами, сделать текстовую расшифровку — и вот у вас уже готовая инструкция.

Или если вы обсуждаете задачу с командой во время планёрки, то по итогам встречи не лишним будет написать короткий протокол: задача, кто ответственный, какие сроки, какие особенности или требования необходимо учесть при выполнении, кому сообщить о готовности.

Собственно, вот когда пора создавать регламенты и описывать процессы:

Любого из этих пунктов достаточно, чтобы начать.

Второй миф: процессы — это слишком долго

Часто сталкиваюсь с возражением, что описание процессов занимает слишком много времени. Мол, пока мы всё опишем, регламентируем, введём в действие, то процессы уже устарели, а на руках — груда ненужной макулатуры.

Чтобы этого не случилось, нужно:

Что описывать в первую очередь

Процессы, где чаще всего случаются сбои, проблемы, непредвиденные ситуации. Каждый собственник скажет, где ему больше всего приходится «тушить пожары». Именно с этого участка и стоит начинать.

Через описание мы закрываем запрос сотрудников «что делать, если что-то идёт не по плану». То есть куда бежать, какие данные собирать, как принимать решения самостоятельно, чтобы не дёргать каждый раз собственника.

В идеале ещё стоит описать все регулярные ситуации, которые случаются в вашем бизнесе.

Третий миф: процессы — это сложно

Зачастую в крупных корпорациях один регламент состоит из 50 страниц и более. При этом каждый сотрудник в своей работе должен руководствоваться не одним, а целым десятком таких регламентов. И это только внутренние документы. В таком случае процессы реально превращаются в нечто сложное. Но на деле необязательно должно быть так.

Можно вывести собственную «идеальную структуру» описания процессов в формате регламента, которая не будет состоять из кучи страниц. Например, вот так:

Если же описание делаете не в документах, а в формате карты процесса (графическое описание), минимально необходимый набор элементов для этого можно определить согласно принципу SIPOC. Это один из методов описания бизнес-процессов.

Вот как расшифровывается аббревиатура:

S — поставщик (Supplier). Человек или компания, обеспечивающие информацию, материалы и другие ресурсы, с которыми будут работать в ходе процесса.

I — информация на входе (Input). Материалы, ресурсы или услуги, поступающие от источника информации.

P — процесс (Process). Ряд действий, которые необходимо выполнить для получения какого-либо продукта. Продукт в этом случае не обязательно услуга или товар, которую продаёт компания. Таким продуктом может быть любой результат деятельности подразделения или отдельного сотрудника.

O — результат (Output). Продукт, предназначенный для потребителя.

C — клиент, заказчик (Customer). Люди, организация или отделы, которые будут использовать результаты процесса.

А вот как это работает:

Это минимальный набор, с которого достаточно начать описание процессов. Но в зависимости от ваших целей можно использовать дополнительные элементы. Например, первое описание делаем по SIPOC, а далее:

Рекомендую сначала описать процессы так, как можете. И по мере взросления компании эти описания дополнять, актуализировать, обогащать дополнительными данными, разделами в соответствии с текущими целями и задачами.

Четвёртый миф: для описания процессов нужно знать все нотации

Нотации — это графические модели, которые используют, чтобы описывать бизнес-процессы. Про одну из них мы написали выше — это SIPOC. На деле таких методов куча, и знать их все не нужно. Описание бизнес-процесса должно быть простым, понятным, удобным, читабельным. А для этого не нужно концентрироваться на чём-то одном.

Например, в работе с клиентами и в своём бизнесе я комбинирую разные форматы описания:

В каких программных продуктах можно делать описание

Ранее я предпочитала использовать MS Visio — это платный продукт Microsoft. Годовая подписка была в районе 2000 рублей за одну установку. Но в последнее время не все клиенты могут оплачивать подобный сервис. В качестве бесплатных аналогов подходят Draw. io и Miro.

Также почти на всех проектах использую форматы Excel и Word. Идеально, если бизнес-процесс описан в разных форматах, например, в виде карты и в виде текста. Ведь кому-то будет проще визуально «прочитать» процесс, кто-то лучше усваивает информацию в текстовом виде.

Заключение

Основные мифы развенчала. Надеюсь, теперь вы понимаете, что описывать бизнес-процессы не так страшно и сложно.

Если вам пришла в голову мысль «Нужны ли моему бизнесу процессы?», то ответ — да. Скорее всего, вы не единственный сотрудник в своём бизнесе и уже устали рассказывать своей команде всё по 100 раз. А процессы ещё не описали, так как-либо не знали, кто и как это будет делать, либо не понимали их ценности.

Над статьёй старались
Писала статью: Елена Миронова
Редактировал: Руфат Валиуллин
Рисовала: Анастасия Сергеева
Публиковала: Дарья Бондарович
What’s your Reaction?
good
good
10
good
good
9
good
good
7
good
good
20
bad
bad
3
1
1 Комментарий
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии

Часто сталкиваюсь с мифом 3

Что внутри: