Нажмите на Enter чтобы посмотреть все результаты
Закрыть поиск
Предпринимателям часто приходится решать миллион задач одновременно: контролировать работу сотрудников, следить за финансами, успокаивать клиентов. А ещё не забывать про дни рождения друзей, уделять время семье и заниматься здоровьем. Без системы планирования от всего этого можно порваться.
Рассказываем про методику getting things done (GTD). Она поможет правильно ставить задачи, вести списки дел и лучше контролировать свою жизнь.
GTD — система планирования и доведения дел до конца. Её сформулировал и описал Дэвид Аллен — писатель, консультант по вопросам личной эффективности.
Сначала он проводил тренинги для сотрудников корпораций, а в 2001-м обобщил свой опыт в полноценную методику. Он описал её в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса».
🧐 Изначально книга была адресована владельцам бизнеса и руководителям, но на самом деле эти принципы полезны всем, кто хочет навести порядок в делах и сделать жизнь более управляемой.
Очень кратко: записываем всю поступающую информацию, проясняем, что это за дела и как с ними справляться, и распределяем задачи в списки.
1. Соберите всю входящую информацию, которая похожа на задачи или идеи. Если до этого вы не вели списки дел, выгрузить мысли из головы поможет техника фокусировки.
Найдите тихое место, где вас не будут тревожить, положите перед собой блокнот или откройте приложение на телефоне и поставьте таймер на 15 минут. Найдите точку перед собой и непрерывно смотрите на неё. В течение этого времени у вас в голове будут появляться разные мысли — не отгоняйте их, а просто наблюдайте.
В какой-то момент случайным образом начнут всплывать дела и задачи. Как только это происходит — записывайте их и продолжайте смотреть в одну точку, пока не прозвенит таймер.
У вас может получиться довольно длинный список входящих идей и задач: маленьких, больших, важных, неважных, личных, рабочих и других. Дальше будем всё это упорядочивать.
2. Систематизируйте получившийся список. Теперь разберёмся, с чем вы имеете дело — от этого будет зависеть дальнейший порядок действий.
Есть пять сущностей: проекты, задачи, встречи, справочная информация, мусор.
👉 Проект — большое дело, состоящее из множества этапов, к которым нужно прописывать конкретные шаги и определять их последовательность. Например, «Лечение зубов», «Ремонт квартиры», «Наём новых сотрудников».
👉 Задача — конкретное действие, которое можно выполнить за один раз. Если «Ремонт квартиры» — это проект, то «Купить молоток» — это задача.
💡 А если задача ну очень не срочная?
Бывает, что задачи не горят, но могут стать актуальными через пару месяцев. Например, подготовка плана для отпуска или идеи для стратегической сессии с сотрудниками.
По GTD их принято называть задачами на «когда-нибудь». Чтобы они не потерялись, заведите им контрольный срок: в обозначенный день вернётесь к ним и проверите, стали ли они актуальны. Если нет и покажется, что и в будущем не станут, можно считать их мусором.
👉 Встреча — любое событие, под которое нужно выделить временной слот.
👉 Справочная информация — это любые данные, которые могут понадобиться вам для работы.
Иногда дела прокрастинируются, потому что не получается найти данные, которые нужны для их решения. Например, можно долго откладывать задачу «Написать текст для УТП», потому что не выходит найти документ или ежедневник, куда фиксировали мысли на встрече.
Простое решение — выделить место, куда будете записывать всю справочную информацию, и возвращаться к списку при необходимости.
👉 Мусор — информация, которая не нужна в моменте и не будет полезна в будущем. Её можно удалить из списка.
3. Определите действия для новых задач. Разделим данные на списки и напишем, что нужно сделать:
👉 Смотрим на проекты, выбираем один и составляем список задач на неделю и день — повторяем это со всеми проектами из списка. Задачи в списке дел должны быть конкретными и простыми. Например, «Сделать ремонт в спальне» → «Зайти в строительный магазин после работы и посмотреть, сколько стоят белые обои».
Вот ещё примеры удачных и не очень формулировок:
Не нужно прописывать все возможные шаги, можно продумать одну-две задачи по каждому проекту — на день и на неделю.
💡 А если задачу можно сделать за несколько минут?
Если её можно сделать уже сейчас, беритесь сразу, пока разгребаете задачи. Например, если вспомнили, что нужно сделать важный, но короткий звонок или написать сообщение.
👉 Собираем справочную информацию. Можно не сортировать данные и скидывать в список всё полезное для работы. Либо можно разделить информацию на категории, например, «Бизнес», «Дом», «Отпуск», «Личные проекты». Далее мы будем добавлять справочную информацию к каждой новой задаче.
После прохождения этого шага у вас должно получиться три списка: один — со всеми проектами, второй — с конкретными делами на день и неделю, третий — с полезной информацией.
4. Концентрируйтесь на чём-то одном. В своей книге Дэвид Аллен утверждает, что многозадачность мешает нам эффективно работать и приближаться к целям. Автор методики советует действовать по принципу «Одна задача в один момент времени».
На практике это значит, что нужно фокусироваться на чём-то одном, затем останавливаться, делать обзор списка и либо продолжать делать текущее, либо переключаться на следующее дело, если оно кажется более приоритетным.
Для концентрации можно использовать метод помидора. Эта схема работает так:
🍅 В начале дня открываете список задач и выбираете одну самую приоритетную.
🍅 Ставите таймер на 25 минут и фокусируетесь на задаче.
🍅 Таймер звенит — вы отдыхаете 5 минут.
🍅 Перед началом следующего цикла открываете список и решаете, будете ли вы продолжать делать эту задачу или переключитесь на что-то другое.
🍅 Повторяете процесс в течение всего дня, делая более длинные перерывы после каждого четвёртого цикла «помидорок».
5. Регулярно контролируйте себя. Чтобы методика GTD работала, нужно постоянно просматривать списки и следить за прогрессом. Можно даже поставить себе повторяющуюся задачку «Проверять списки».
👉 Ежедневно заглядывайте в список дел после завершения задачи и выбирайте следующее дело, к которому хотите приступить.
Оценивайте, насколько конкретно сформулированы задачи, и если нет — уточняйте: «Спланировать отпуск» → «Зайти в календарь отпусков и выбрать ближайшую доступную дату».
👉 Еженедельно просматривайте список проектов. Проверяйте, чтобы к каждому проекту было написано хотя бы одно действие, которое поможет приблизиться к цели.
👉 Если пользуетесь онлайн-календарями — включите уведомления о встречах.
Плюсы:
➕ Освобождает голову от задач, проектов, дедлайнов и даёт пространство для идей.
➕ Снимает чувство тревоги и страх что-то не успеть.
➕ Уменьшает риск забыть о важных делах.
➕ Помогает эффективно распределять время между задачами и не терять из виду какие-то из сфер жизни.
Минусы:
➖ Может появиться стресс от количества невыполненных дел. Для тех, кто не привык записывать задачи, может стать открытием, сколько всего ещё не сделано. На первых порах длинный список может демотивировать и вызвать фрустрацию.
➖ Если все дела будут записаны и структурированы, может возникнуть желание сделать всю эту работу как можно скорее. Разумеется, в ущерб отдыху, который случится когда-нибудь потом.
Но количество задач бесконечно. Пока вы не решите остановиться и переместить фокус в другие сферы жизни — задачи будут прилетать. А ещё такой темп в постоянном потоке рабочих задач без отдыха и переключений может привести к выгоранию.
➖ Когда только начнёте пользоваться техникой, может появиться ощущение, что вы устаёте ещё больше, чем раньше. Скорее всего, так и будет.
Так происходит, потому что перед глазами появляется понятный список задач, которые можно выполнить быстро — вы начнёте хвататься за всё и в итоге устанете ещё сильнее. И это нормально, потому что вы не привыкли.
Стоит быть готовым, что после очень насыщенного и продуктивного периода последует менее продуктивный, когда вы будете восстанавливать силы.
Не хранить ничего в голове. Дэвид Аллен утверждает, что все недоделанные дела и непринятые решения хранятся в нашей краткосрочной памяти, создают перегрузку, вызывают тревогу и постоянные размышления в духе «кажется, я что-то забыл, но не помню что».
Поэтому все входящие задачи, идеи, планы нужно записывать.
Важна дисциплина. Работа в технике GTD — это не разовая акция, а стиль жизни. Чтобы техника приносила результаты, нужно использовать её постоянно.
Списки, списки, списки. Даже если начнёте записывать всю входящую информацию, но не будете делить её на группы — методика вряд ли будет работать. Отделяйте проекты от небольших задач, а встречи планируйте в календаре. Одна задача в один момент времени. Постоянные переключения между делами ведут к истощению, поэтому старайтесь фокусироваться на одной задаче.
В первую неделю использования методики попробуйте выполнить дело, которое давно откладывали. Так сможете прочувствовать действие техники на себе.
Это может быть что-то небольшое, но важное для вас: заменить фильтр для воды на кухне, выбросить старые вещи из шкафа, записаться на первую тренировку. Сделав это, прислушайтесь к себе. Как вам? Хочется ли продолжать использовать методику дальше?
| Редактировал: | Руфат Валиуллин |
| Рисовала: | Анастасия Сергеева |
