Семь раз отмерь,
один раз найми

Решили нанять сотрудника? Поздравляем! Независимо от того, первый это человек в компании или нет, готовность расширять команду — приятный звоночек. Но нужно подготовиться.

Цена ошибки при составлении вакансии: деньги, силы и самое важное — время. В основе эффективного подбора сотрудников лежит системный подход и понимание потребностей своего дела. Давайте сегодня об этом и поговорим.

Про свой опыт расскажет Катерина Угланова — исполнительный директор Wazzup.

Катерина 13 лет работает в эйчаре. Нанимала, обучала и выстраивала процессы в ритейле, маркетинговой студии, кадровом агентстве, онлайн-школе, IT.

Подбор команды — это процесс. А процесс — это последовательность действий, направленных на достижение поставленной цели, у которого всегда есть какая-то логика. Если мы ей не следуем или что-то из процесса выкидываем, вполне очевидно, что и ожидаемого результата не достигнем или будем достигать дольше.

Процесс подбора крупными мазками выглядит так:

Но часто из всей этой цепочки больше всего страдает первый этап. И вот почему.

Быстрый способ для соискателей стартовать в поиске — найти похожие описания вакансии в интернете или подсмотреть у компаний, которым плюс-минус доверяешь. Взять из них требования, обязанности и вставить в свою вакансию. И вот её уже можно размещать. Остаётся только ждать поток кандидатов и отбирать. Такое решение приходит на ум, потому что кажется, что большие и крутые компании уж точно умеют составлять вакансии и знают, как привлечь внимание хороших специалистов.

В таком процессе составления вакансии отсутствует этап анализа и изыскания нужных именно вам требований.

Во-первых, в разных компаниях на одних и тех же должностях в вакансии может быть разный функционал. Это зависит от организационной структуры, целей, видения, ниши.

Во-вторых, даже если функционал одинаковый, то работать предстоит с живым человеком, а не с гаечкой или винтиком. И тут у всех нас тоже разные потребности и ожидания. Нужно найти кандидата, с которым у вас и у команды будет «идеальный мэтч». При копировании чужих вакансий вы в ходе отбора поймёте, что привлекли не тех, и придётся переобуваться. Или только после выхода человека на работу и попытки выстроить с ним рабочие отношения. Бывает и ещё хуже — когда без особого анализа набрана целая команда и только спустя время становится ясно, что корабль идёт не туда.

В итоге такой подход не только не работает, но ещё и сильно вредит. Не тот человек в команде — полбеды. В стоимость кадровой ошибки входят:

• расходы на поиск;
• оплата труда этого сотрудника;
• другие расходы на его деятельность;
• упущенная выгода во время его работы;
• ваше время, которое можно легко конвертировать в деньги.

Чтобы правильно составить вакансию, нужно определить, кто вам нужен, и описать профиль должности. Приступить к нему можно постепенно, выполняя небольшие шаги.

Ценный конечный продукт, или ЦКП — это результат деятельности сотрудника. Он ценный, потому что за него и готовы платить.

ЦКП может включать как регулярные результаты — выручка у продавца, — так и конечные задачи или влияние на бизнес. Например, «построить отдел», «вырастить выручку в 2 раза», «оптимизировать расходы на 30%». От ЦКП будет зависеть, какой человек вам нужен и сколько он будет стоить на рынке.

Иногда ценный конечный продукт путают с другими явлениями — процессами или промежуточными задачами, которые нужны для достижения цели.

Теперь, когда понятно, для чего мы нанимаем этого человека, мы можем описать его функции и задачи. Другими словами, обязанности, которые кандидат должен делать, чтобы этот продукт создавать. И поскольку процессы внутри у всех выстроены по-разному, то и задачи будут разными.

Например, в одной компании служба поддержки клиентов работает только письменно. Значит в задачах будет указано что-то вроде «отвечать на вопросы пользователей в чате». А у другой компании сложный продукт, который при настройке требует созвона по телефону или даже по видеосвязи. Тогда это нужно учитывать и в задачах.

Когда вы опишете реальные задачи, то не только приблизитесь к нужному кандидату с точки зрения его поиска, но и проложите себе тропинку к его адаптации, вводу в должность.

А ещё нередки случаи, когда кажется, что сотрудник очень нужен, а при описании задач выясняется, что обязанностей мало, нет нагрузки на полноценную штатную единицу и есть кому эти задачи делегировать из команды. Или же становится понятно, что нужно искать не того, кого хотели найти изначально.

Из задач, актуальных конкретно для вас и вашей компании, вытекают требования к кандидату. Так, у кого-то для специалиста поддержки важны грамотность и высокая скорость печати, а у других — тихое и оборудованное рабочее место, опрятный внешний вид, грамотная устная речь, техническая подкованность.

Требования к кандидату должны содержать:

• Общие и формальные требования.

Например, для удалённой работы может не иметь значения место жительства, а для курьера это принципиально важно. На одной должности на диплом о высшем образовании и не посмотрят, а на другой без него никак.

• Навыки и компетенции — что кандидат должен уже знать и уметь, чтобы выполнять свои обязанности.

При этом нужно определиться и описать, на каком уровне эти компетенции должны быть. Я очень люблю пример про работы с Excel: в течасто можно встретить формулировку «знание Excel». А что это значит, непонятно никому. Что кандидат уметь-то должен? Просто таблички делать или писать функции? Может, с макросами работать? А если определить уровень владения и указать, какие конкретно задачи нужно решать, то кандидату и вам станет яснее, кого на самом деле вы ищете.

• Личные качества.

Для кандидата в менеджеры по продажам важна коммуникабельность, а для специалиста по контролю качества — внимательность к деталям и усидчивость. Идеально рассказывать, что значит то или иное качество именно у вас, чтобы исключить разночтения. Например, вот так:

Проактивность — для нас значит, что кандидат в менеджеры по продажам для выполнения плана будет не только обзванивать людей по списку, но и отслеживать какие-то шероховатости в воронке, предлагать и проверять гипотезы.

Внимательность к деталям — для нас значит, что специалист по контролю качества будет скрупулёзен и нацелен на поиск даже самых незначительных ошибок. Будет не только проверять работу по чек-листу, но и стремиться посмотреть на ситуацию шире, заметить то, что упустили при составлении инструкции.

При описании требований к кандидату нужно учесть характер команды, а также проверить на соответствие корпоративной культуре. Например, в компании мат — часть культуры. Или в компании все разговаривают на «вы» и по имени отчеству. Каждому ли человек подойдут такие условия? Точно нет.

Ещё в вакансии важно указывать ваши личные предпочтения как человека. Руководитель, не раз прошедший через подбор и построение команды, начинает видеть гораздо глубже сухих хард-скиллов кандидата в резюме. Он задаётся вопросом «А как мне с ним?».

Есть ещё один рабочий инструмент: кроме требований описать, кто точно не подойдёт. Но этим инструментом тоже лучше пользоваться осознанно, через анализ своих потребностей. Копипаст не сработает, даже если классно написано. Одни и те же личные качества кандидата могут идеально подходить для одной команды и быть полным противопоказанием в другой. Могут быть важны и не важны. И вообще могут трактоваться по-разному. Поэтому сформулируйте, какие качества важны именно для вас, и обязательно определите, что конкретно вы в эти качества вкладываете. И если обнаружите, что в вашем профиле должности нет пресловутой стрессоустойчивости и готовности к изменениям, когда у других это непременно есть, поверьте — это абсолютно нормально.

Всё вышеперечисленное, осмысленное и перенесённое на бумагу, и есть профиль должности. Делимся шаблоном профиля должности, который можно использовать прямо сейчас или адаптировать под себя, чтобы избежать ошибки при составлении вакансии. Когда откроете ссылку, просто нажмите в правом верхнем углу «Duplicate» и пользуйтесь на здоровье.

Начинать наём без описания профиля должности — это как поход в супермаркет без списка продуктов: корзина полная, а кашу не сваришь.

Теперь, когда создание профиля должности закончено, можно приступать к следующим этапам: анализу рынка зарплат и определению условий, написанию и размещению вакансии, построению воронки найма и собеседованиям с кандидатами. Но это уже другая история.