Как собрать производственный план и смету

Кремов хочет открыть свой проект: семейную кондитерскую, где гости возьмут десерты на вынос или посидят за столиками — выпьют чай или кофе и съедят сладкое. Поэтому предприниматель предлагает ассортимент из десертов для всей семьи: пирожные для детей, ПП-десерты для мам и не ПП-десерты для пап.

До этого он исследовал и тестировал гипотезы: проанализировал рынок, конкурентов, целевую аудиторию и наметил план продаж. Сейчас настало время прописать все внутренние процессы и посчитать расходы на открытие бизнеса — это планирование производства и составление сметы.

Что такое производственный план и для чего он нужен

Производственный план — фиксация рабочего процесса предприятия: сколько продукции оно будет изготавливать или как оказывать услуги, чем будут заниматься сотрудники и сколько их будет, в каком помещении разместится производство и какое оборудование и материалы будут использоваться. 

Ещё проще: 

Планирование производства нужно на этапе открытия бизнеса, оно помогает предпринимателю перенести из головы на бумагу свои представления о процессе работы предприятия. В итоге бизнесмен получает подробный план того, что будет происходить в его будущей компании. 

Производственный план помогает руководителю посмотреть на весь процесс целиком, а затем оптимизировать его: выявить слабые стороны, посчитать расходы и обойти риски. Так получается спланировать производство с большей эффективностью, чем у конкурентов. С производственным планом предприниматель создаёт компанию не в ручном режиме «по ходу дела», а планово и равномерно. При этом все сотрудники заранее знают, что делать. 

Если предприниматель привлекает инвестиции, чёткий и детальный производственный план расскажет потенциальному инвестору, чем занимается компания, как в ней построена работа и какие расходы потребуются. Это поможет решить, вкладываться в проект или нет.

Что входит в производственный план и как его составить

План производства — большой документ, в котором подробно описывается много вещей: сама работа предприятия, функции персонала, планирование закупок и материалов, оборудование, время и ещё море поинтов. Здесь важно зафиксировать, что в каждом бизнесе производственный план будет состоять из разных элементов. Главное правило: чем он подробнее, тем меньше вопросов будет во время открытия.

Мы будем писать производственный план для офлайн-кондитерской, но если у вас онлайн-проект, адаптируйте его под себя. Главное — учесть как можно больше составляющих: прописать, определиться, посчитать всё, что нужно, чтобы оказать услугу или сделать продукт.

Часть 1. Описываем технологический процесс 

Первое, что прописывает предприниматель в производственном плане — это технологический процесс. То есть все действия, которые нужны, чтобы создать продукт на производстве и доставить его потребителю. 

Предприятие Кремова — семейная кондитерская. В неё приходят люди, чтобы купить сладкое. Чтобы Кремов продал, а покупатель купил, надо проделать такую работу:

• Приготовить продукцию.
• Выставить её на витрину.
• Упаковать перед продажей и продать — взять деньги и отдать товар.

Идём по-порядку. Первое, что сделал Кремов — определился с ассортиментом:

• 8 видов обычных пирожных; 
• 8 видов пирожных без сахара; 
• 3 вида детских пирожных; 
• 8 видов булочек.

Из напитков: молочный коктейль, 3 вида чая — чёрный, зелёный и фруктовый; 4 вида кофе из кофемашины — капучино, латте, эспрессо и американо. Получилась вот такая товарная матрица (укороченная для наглядности):

Для сладких позиций он составил техкарты — документы, которые описывают все этапы производства: от замеса теста до проверки качества уже готовых изделий. В них учитывается время приготовления, граммовки сырья, расходы на материалы и алгоритм работы. По техкартам кондитеры и пекари будут готовить продукцию. 

Кремов — профессионал, поэтому составить техкарты для него несложно. Если бы он не знал, как это делать, чтобы точно спланировать время и ингредиенты, пришлось бы обращаться к технологам. Иначе можно не учесть некоторые нюансы. Например, кажется, что приготовить порцию булок — это час работы, а на самом деле только тесто созревает 5 часов.

Потом он посчитал себестоимость каждого десерта и заложил 10% на остатки. Это когда выгребаешь из банки творожный сыр, а на стенках ещё немного остаётся. После этого герой сделал наценку 300% — ещё в анализе конкурентов он узнал, что у всех примерно так. После этого у каждой позиции появилась стоимость, ниже которой продавать невыгодно:

Далее Кремов решил: один из кондитеров будет выносить готовые изделия из цеха и выкладывать на витрине. Продавец-кассир перед продажей будет упаковывать пирожные в коробочки, а булочки — в крафтовые пакеты. Ещё кассир будет составлять и отдавать заказы в зал: класть десерты в тарелки, наливать чай и кофе. На этом этапе Кремов запланировал, что к открытию кондитерской нужно приготовить по 10 штук каждого вида пирожных.

Если у вас онлайн-бизнес, например, вы делаете сайты, в этом пункте опишите шаги, по которым будете выполнять работу. Например:

Шаг 1. Менеджер принимает заявку и консультирует клиента: собирает данные о задаче, называет цену.

Шаг 2. Передаёт задачу редактору. 

Шаг 3. Редактор проводит интервью с клиентом и составляет драфт сайта.

Ну а дальше вам виднее 🙂

Часть 2. Описываем требования к помещению и пишем список оборудования

В этой части производственного плана выбираем помещение и пишем список оборудования, необходимого для производства. 

Для начала определимся, какое помещение искать: 

• Под аренду или покупку? На старте бизнеса покупка недвижимости — рискованное вложение: слишком большой срок окупаемости. Другое дело — аренда: можно не продлевать договор и переехать в другое место, если стало тесно. Кремов решает, что будет искать помещение для предприятия в аренду.
• Где находится? Расположение — ключевой фактор, если бизнес в офлайне. Целевой аудитории должно быть удобно: здорово, если кондитерская находится по пути в продуктовый или рядом с пунктом выдачи маркетплейса. Если точка во дворах, окружённая забором с домофоном, никто не придёт. Кремов ещё на этапе анализа рынка и аудитории предполагал район — Ясенево. Он посчитал это место перспективным: много семейных ЖК и мало конкурентов.

• Какая площадь? В помещении должно поместиться всё: производственный цех с кондитерами и складом, место для персонала, витринная часть, входная группа и несколько столиков для посетителей. Из кондитерского прошлого Кремов прикинул, что на его проект хватит 80–100 кв. метров.
• С ремонтом или без? Ремонт — дополнительные траты, которые надо учесть: составить строительную смету и посчитать, сколько денег нужно, чтобы навести красоту. Для нового бизнеса это лишняя финансовая нагрузка, поэтому Кремов ищет помещение с подходящим ремонтом.
• Подходит ли по санитарным нормам? Вентиляция, канализация, пожарная сигнализация и всё, что требуют от кондитерской надзорные органы. Здесь два пути: приводить всё это к идеалу самостоятельно или искать готовый вариант, например, место, где кондитерская была раньше. 

В этой части производственного плана нужно учесть ещё удобство подъезда и парковку, доступность помещения для пешеходов, варианты размещения рекламы и вывески.

Итак, Кремов ищет помещение в аренду в Ясеневе с площадью 80 кв. метров и стоимостью не выше 120 000 рублей. С хорошей проходимостью, ремонтом и подходящими коммуникациями. Ему нужно место, которое легко делится на зоны: кухонный цех, прилавки и витрины, кассовая зона и зона для гостей.

Сформулируйте требования к помещению с учётом специфики вашего бизнеса: какие-то элементы добавятся, а какие-то отпадут. Например, если у вас цех по производству мебели, расположение будет не так важно, при этом важна большая площадь и невысокая стоимость, а если бизнес в онлайне, пропишите эти требования для офиса компании.

Теперь перейдём к оборудованию и инвентарю. Это список всех инструментов, которые будут нужны для производства. Для кондитерской список огромный: от ложек до печи.

Есть нюанс — для профессионального производства нужно профессиональное оборудование: обычная печь хоть и выпечет булки, но не выдержит ежедневной работы. К тому же домашние печи не вместят такое количество изделий, которое нужно для предприятия. А ещё они могут неравномерно греть, пропускать воздух и в итоге испортить заготовки.

При этом не обязательно покупать новое — есть 2 варианта: б/у и аренда. Посмотрите на условия: есть ли гарантия, дают ли замену, если оборудование сломалось, чтобы производство не простаивало. 

Кремов потратил несколько вечеров и написал серьёзный список всего, что потребуется. Запланировал, что самое дорогое — печь и расстоечный шкаф — возьмёт в аренду. Поспрашивал у знакомых кондитеров, почитал отзывы и подобрал надёжный сервис, который сдаёт такие штуки в аренду. А ещё он набросал примерную стоимость каждой позиции — это войдёт в смету.

В этом ему помог опыт. Если бы его не было, пришлось бы обращаться к профессионалам — другим владельцам кондитерских или технологам, которые знают, что нужно для производства кондитерских изделий. 

Часть 3. Составляем список сырья, продуктов или материалов

На этом этапе производственного плана Кремов делает список продуктов, которые потребуются для производства. Удобнее всего считать потребности в сырье на месяц. 

Для этого предприниматель посчитал объёмы производства за месяц при условии, что кондитеры будут делать по 10 штук каждого изделия из ассортимента в день. В месяц — по 300 штук каждого вида.

Затем Кремов ещё глубже нырнул в математику: смотрел по техкартам и пересчитывал, сколько потребуется ингредиентов на 300 штук каждого вида продукции. Например, чтобы приготовить 300 трубочек с белковым кремом, нужно 4 кг теста, 50 яиц и 1 кг сахара. Такие расчёты он сделал для каждого вида.

Потом суммировал все ингредиенты и получил, что на месяц работы его кондитерской с заданным ассортиментом нужно примерно столько продуктов:

Ещё Кремов не забыл про упаковку: десерты он планировал отдавать в коробках, а булочки — в крафтовых пакетах. Здесь пришлось посчитать, сколько всего единиц десертов он сделает за месяц: 

• 8 видов пирожные по 300 шт. = 2400 шт.
• 8 видов пирожных без сахара по 300 шт. = 2400 шт.
• 3 вида детских пирожных по 300 шт. = 900 шт.
• 8 видов булочек по 300 шт. = 2400 шт.

Значит коробочек нужно 5700, а крафтовых пакетов — 2400 штук. При этом Кремов подумал, что хорошо бы иметь коробки и пакеты разных размеров, чтобы складывать в них не одно пирожное, а несколько. Это поможет сэкономить. Пока он не знает, какой процент придётся на такие продажи, поэтому прикидывает, что для первого месяца работы закажет 5000 маленьких коробочек, 1000 больших, 1500 маленьких пакетов и 1000 пакетов побольше. А в следующем месяце оценит, что получилось в реальности, и скорректирует заказ.

Когда Кремов оценил объёмы производства, он стал подыскивать поставщиков упаковки, чтобы прикинуть стоимость. Она понадобится нам для сметы. 

На этом же этапе выбираем поставщиков продуктов. Это сложная и трудоёмкая работа, которая требует погружения и анализа. Сначала выясняем цены и условия доставки, затем планируем график заказов с учётом того, за сколько дней нужно отправлять заявку. Далее смотрим договор и проверяем, как поставщик отвечает за брак. Обсуждаем нюансы, например, доставка до двери или прямо в цех. А потом сравниваем нескольких поставщиков по стоимости, качеству продуктов, деталям — и решаем, с кем работаем.

Часть 4. Описываем функционал персонала и рассчитываем количество сотрудников

Опишем вводные: режим работы кондитерской Кремова — каждый день с 9 до 21 часа, объёмы производства в день — 80 обычных пирожных, 80 без сахара и 30 детских. А ещё 80 булочек.

Чтобы предприятие работало каждый день, сотрудники должны работать посменно, например, 3/3. Учитывая объёмы производства, одна смена должна включать:

• пекаря, чтобы выпекать булочки;
• кондитера, чтобы делать пирожные;
• хозяйственного работника: посудомойщика и уборщика в одном лице, который поддерживает чистоту в зале и в цехе;
• кассира, который упаковывает десерты и рассчитывает покупателей.

Все эти должности можно смело умножать на 2, потому что рабочих смен две. Кроме того, в штате должен быть менеджер по закупкам, менеджер по маркетингу, который ведёт соцсети и продвигает кондитерскую, а также технолог, который отслеживает качество и следит за процессом. Чтобы сэкономить, Кремов решил, что пока закроет эти позиции сам.

Итак, выходит, что бизнесмену нужно нанять 8 человек:

• 2 пекаря;
• 2 кондитера;
• 2 хозработника;
• 2 кассира.

Кремов тратит ещё один вечер, чтобы прописать функционал каждого из этих работников. Если по-умному, то составляет должностную инструкцию на каждую позицию. Прописывает, кто за что отвечает и какого результата от его работы ждёт Кремов. А также выясняет, сколько денег уйдёт на зарплату каждого и в целом на весь зарплатный фонд — для этого он смотрит средние значения аналогичных вакансий на hh.

Что такое смета и как её составлять

Итак, мы максимально подробно описали процессы и то, что для них нужно. Теперь посчитаем, сколько на всё это нужно денег. 

Что считать в смете. Да всё, на что придётся потратиться при открытии бизнеса. Для удобства разделим затраты на 3 вида и распишем каждый из них: 

• Единовременные затраты — то, на что придётся потратиться один раз. Например, закупить инвентарь и оборудование; нанять риелтора для поиска помещения; оформить ИП, самозанятость или ООО; купить форму для сотрудников; сделать ремонт в помещении; оформить лицензию; заплатить паушальный взнос, если работаете по франшизе; купить маркетинговые исследования или спецпрограмму для продаж и другое.
• Переменные затраты — те, которые нужны на производство продукта: покупка сырья; зарплата работникам, если они на сдельной или почасовой оплате труда — у Кремова это кассиры; расходы на коммунальные платежи. 

Такие затраты зависят от объёма производства: нужно сделать не 100 булочек, а 1000, значит сотрудникам придётся поработать больше, электроэнергии они потратят больше, сырья затратится тоже больше.

• Постоянные затраты не зависят от того, сколько булочек мы напекли. Эти деньги придётся отдать даже в случае полного простоя: налоги; аренда помещения и оборудования; реклама; зарплата остальным сотрудникам; коммунальные платежи, которые не зависят от объёмов потребления — вывоз мусора; плата по кредиту, если он есть.

Здорово, если постоянных затрат будет как можно меньше. Из-за того что новый бизнес чаще всего не становится прибыльным сразу, некоторые молодые предприятия закрываются, поскольку неверно рассчитали свои постоянные затраты и им не хватает денег, чтобы их покрыть. Поэтому на старте лучше всего заложить на это бюджет в расчёте на 3–4 месяца.

Как сделать смету. Просто свести все затраты в одну таблицу:

После всех расчётов получаем сумму, которую нужно потратить, чтобы запустить бизнес:

2 250 400 рублей

Эта сумма без «финансовой подушки» — запаса денег на тот случай, если что-то не учли. Например, помещение, которое выбрал Кремов, вдруг придётся обработать от насекомых. Эксперты рекомендуют отложить на это примерно 10% от всех затрат. 

В эту сумму не входит запас на постоянные затраты. Если хотим подстраховаться на первые 3 месяца — умножаем постоянные расходы на 3. Итого:

3 540 400 рублей

Главное

Мы советуем писать производственный план очень подробно — прописывать все нюансы и мелкие детали, которые могут оказаться важными в процессе открытия. Так у предпринимателя уже будет готовая инструкция на все случаи.

Посмотрите на план сверху, поймите, где улучшить или оптимизировать процесс, какие расходы уменьшить и с помощью чего сделать производство более эффективным. Когда вы написали план и составили смету, прикиньте, хватит ли денег, чтобы открыть бизнес.