Финансовый треугольник: ОПиУ, ДДС и баланс — расскажут, ну как там с деньгами

С цифрами придётся подружиться: или разобраться самостоятельно или делегировать финдиректору. Без этих базовых отчётов закрытие бизнеса — это вопрос времени. 

Зачем нужны финансовые отчёты

Предприниматели далеко не сразу начинают считать деньги с помощью отчётов, как и все, они учатся на своих ошибках 🙂 Особый интерес документы вызывают, когда бизнес вроде работает, но прибыли нет и нет. Вот тогда-то в голове что-то щелкает и в арсенале появляется управленческий учёт — ДДС, ОПиУ и Баланс. Пойдем от простого к сложному.

ДДС — движение денежных средств. Отчет, который покажет, откуда пришли деньги и куда они ушли, и сколько на счетах прямо сейчас. 

ОПиУ — отчет о прибылях и убытках помогает понять, сколько заработал бизнес за определенных период времени, какой была выручка и сколько расходов потребовал бизнес. Также ОПиУ показывает, какие траты были удачными, а какие убыточными.

Баланс — самый страшный из трёх братьев, к этому отчёту бизнесмены приходят в самую последнюю очередь, а иногда и не приходят. Баланс еще называют отчетом о финансовом положении. Он показывает, каким имуществом владеет бизнес, размер собственного капитала и обязательства перед другими компаниями на определенный момент времени.

А хватит ли мне денег на зарплату сотрудникам — рассказывает ДДС

Отчёт ДДС показывает, сколько у предпринимателя денег прямо сейчас, в нём отражаются все поступления и расходы денежных средств. Если отчёт заполнять регулярно, будет видно, хватит ли денег на аренду помещения, зарплату сотрудникам и новый производственный миксер.

Чтобы отчет помогал, нужно настроить его под себя. Это важно, потому что от специфики бизнеса статьи в отчете будут разными. Смотрите, как это сделать на примере кондитерки Кремова. Первым делом кондитер вспомнил и записал в блокноте все свои источники доходов и расходов.

Чтобы не собирать отчёт ДДС с нуля, Кремов нашёл шаблон и начал работать в нём, вам тоже советует скачать его. У него получилась вот такая табличка:

Вверху Кремов указал, что деньги хранятся на счете Тинькофф и на начало месяца у него было 300к. Это деньги, которые он накопил для открытия бизнеса. После того, как он заполнил поступления и расходы, то увидел, что больше всего денег в бизнес приносят торты на заказ. А самая затратная статья расходов — это зарплата кондитера. Теперь Кремов может прогнозировать: на конец месяца у него осталось 210 тысяч — этого хватит, чтобы продержаться следующий месяц. Когда Кремов решит взять кредит на свой бизнес, у него заполнятся строки из раздела «Финансовая деятельность». Пока они у него пустуют. 

Со временем в отчете появятся и другие расходы, но не спешите добавлять их, подумайте, может, что-то можно сгруппировать? Например Кремов платит за рекламу в ВК и ТикТок. Эти расходы можно было записать и в разные строчки, но по сути это траты на одно и тоже, поэтому Кремов объединил их в группу «Затраты на рекламу». Чтобы не запутаться, кондитер в отдельном листе документа прописывает, какие именно затраты входят в каждую группу. Это помогает соблюдать порядок.

Доходы и расходы Кремов заполнил, но не понял, что такое операционная деятельность и финансовая. Если просто, то операционная деятельность — это то, что делает Кремов чтобы самостоятельно заработать деньги. Продажи десертов и тортов. Финансовая деятельность показывает закредитованность бизнеса: сколько Кремов взял у банков, сколько должен отдать. 

Есть еще и инвестиционная деятельность. В нее входят долгосрочные покупки, которые в перспективе сделают бизнес Кремова богаче, например, затраты на новое и дорогое оборудование или покупка недвижимости. В общем всё, что нажито непосильным трудом. 

Когда Кремов будет анализировать ДДС, он увидит, что финансовая деятельность выше, чем операционная. Так он поймет, что постепенно залезает в кредиты и надо что-то менять, иначе бизнес прогорит. Если же ситуация обратная, то схема, по которой работает его бизнес — хороша.

Когда у Кремова появятся счета в других банках, это тоже нужно будет указать, а для контроля средств на них есть строчка «Технические операции». Этот раздел покажет, откуда ушли деньги, куда пришли и в каком размере.

Этот отчет — помощник предпринимателя, его карта, взглянув на которую, тот понимает: сколько денег в бизнесе, где они хранятся, на что он тратился в этом месяце и сколько получилось в остатке. Вести бизнес без ДДС, все равно что собирать пазл без коробки: думаешь у тебя там лев, а по факту киса. Если всё это кажется слишком сложным и муторным, то можно нанять финансового дикректора, который заберёт эту обязанность. Главное не забудьте добавить ещё одну строку расходов в ДДС 🙂

Бизнес зарабатывает или тратит — расскажет ОПиУ

ОПиУ или отчёт о прибылях и убытках показывает, сколько бизнес заработал за определенный промежуток времени, чаще всего за месяц. Этот отчёт чуть сложнее для восприятия, потому что считать будем не деньги, а завершённые сделки. Когда предприниматель умеет читать ОПиУ, он понимает, сколько заработала его компания, какие направления были самыми прибыльными, а какие — убыточными. Основная особенность ОПиУ в том, что доходы компании признают не в момент зачисления денег на счёт, а после фактического оказания услуги. Знаем, уже сложно, поэтому смотрите на примере: 

С расходами также, они напрямую не связаны с деньгами. Признание расходов — это процесс учёта затрат компании, то, сколько конкретно они потратили на изготовление продукта. Смотрите на примере:

С главным разобрались, дальше уже попроще. Разберемся со структурой отчета. Пустой он выглядит так: 

С маржой и переменными расходами разобрались, но это ещё не все. В ОПиУ есть графа с операционными расходами или же постоянными — это расходы, которые напрямую не участвуют в производстве товаров или услуг, но платить их придётся всё равно каждый месяц. Сюда входят затраты на аренду помещения, коммунальные услуги, интернет и зарплаты, величина которых не зависит от выручки. В нашем случае это уборщицы и повара, они работаю за оклад.

Если от выручки отнять переменные расходы, то мы получим валовую прибыль — цифра, которая показывает насколько прибыльно производство пирожных. По этому показателю мы сравниваем разные направления, например — производство эклеров и производство безе, что было выгоднее. Но это еще не всё, есть такой показатель как операционная прибыль. Здесь мы от выручки отнимаем переменные расходы и постоянные — эта цифра показывает нам сколько  денег приносит бизнес целиком: и с продаж эклеров, и с продаж безе после выплаты всех расходов, кроме налогов и процентов по кредитам.

Когда заполните все графы в отчете, то увидите чистую прибыль — это то, что остаётся у бизнеса после вычета всех-всех расходов, в том числе проценты на кредиты и налоги. Деньги, очищенные от всех расходов.

Сколько стоит бизнес — пояснит баланс

Баланс показывает насколько богат ваш бизнес, какие у него есть активы, а активами считают буквально всё: оборудование, недвижимость, транспорт для бизнеса, товар и прочее. За активами следуют пассивы — это то, сколько предприниматель заплатил своих средств или сколько денег взял в кредит. Проще — за чей счёт банкет.

Смотрим на примере:

Итак, первой строкой в отчете по балансу идут внеоборотные активы — это все имущество предпринимателя, срок эксплуатации которых больше 1 года. Эти активы делятся по категориям: 

Оборотные активы — это всё, что компания может быстро использовать или продать, чтобы получить деньги в течение года.  Эти активы тоже делятся по категориям: 

С активами понятно, они показывают, на что ушли деньги, а вот пассивы отвечают на вопрос — а кто всю эту роскошь оплачивает? Давайте вернемся к Кремову и его крутой печке за 300к. Сама печка — это актив, а кредит, который он взял, чтобы эту печку себе позволить — это пассив. Пассивы подразделяются на собственный капитал и обязательства.

Вот мы и подобрались к главному правилу баланса: активы минус пассивы равны нулю. Между ними прямая связь, активы — то, что есть у бизнеса, пассивы — то, на что бизнес это купил. Без одного нет другого.

Какие финансовые показатели можно прочитать в балансе

Коэффициент текущей ликвидности показывает предпринимателю сможет ли бизнес рассчитаться со всеми краткосрочными долгами. Например, вернуть долг поставщикам или закрыть кредит.

Коэффициент абсолютной ликвидности показывает, сможет ли бизнес оплатить свои ближайшие долги, используя только самые доступные деньги, например, наличные или деньги на банковском счёте.

Коэффициент финансовой устойчивости — показывает, насколько бизнес закредитован в части краткосрочных обязательств.

Коэффициент финансовой независимости показывает долю активов, приобретенных только за счет собственных средств бизнеса.

Рентабельность собственного капитала показывает, насколько эффективно бизнес использует собственные деньги для получения прибыли. Сколько приносит каждый вложенный рубль.

Рентабельность активов по чистой прибыли показывает, насколько прибыльно бизнес использует все активы для заработка денег после вычета всех расходов.

Секретный лайфхак с отчётами

Все три отчёта — это управленческий учёт. Предприниматель не показывает их государству или инвесторам, это те инструменты, благодаря которым он отслеживает жизнеспособность бизнеса. На самом деле все строки в отчётах не обязательно называть так, как мы показали в статье. Всё условно. Статьи могут носить любое название, главное, чтобы вы сами понимали их значение. А когда будете передавать документацию финдиректору, не забудьте рассказать, какой смысл несет каждая из статей 🙂