Делать всё и сразу — непродуктивно

Мозг постоянно работает в многозадачном режиме. Вы читаете, а он следит за дыханием, сердцебиением, температурой тела и другими процессами. Это происходит автоматически, без вашего внимания с минимумом энергозатрат, поэтому такая многозадачность работает. Почти во всех остальных случаях многозадачность всё-таки требует вашего внимания и, как следствие, не даёт сконцентрироваться ни на одном из дел.

Правда, это может сэкономить вам время, но только в двух случаях:

1. Когда вы выполняете несколько дел одновременно и ни одно не требует интенсивной концентрации. Например, когда ищете фильм в интернете и пьёте кофе.

2. Когда вы выполняете несколько дел одновременно и только одно требует интенсивной концентрации. Например, когда вы моете посуду и слушаете аудиокнигу.

Многозадачность теряет эффективность, когда вы выполняете несколько дел одновременно и каждое (или хотя бы 2 из них) требует концентрации. В таком случае дела конкурируют за фокус внимания, и мозг не способен работать на полную.

Чтобы убедиться, прочтите исследование Квинслендского университета или проверьте себя не отходя от кассы: читайте статью и одновременно подсчитывайте количество слов.

Если вы не сместите фокус внимания на одно дело, то получите двойной проигрыш: и в статью не вникнете, и слова не подсчитаете.

Фокус внимания работает последовательно и параллельно.

Последовательная многозадачность — это когда вы отвлекаетесь от одного дела ради другого. Представьте кондитершу Тамару, которая украшает торт, прерывается на сериал, отвечает подписчикам, возвращается к сериалу, подписчикам, к торту — и так пока всё не закончит.

На то, чтобы переключиться между задачами, Тома тратит время на протяжении всего дня. Выглядит это примерно так:

Параллельная многозадачность — это попытка сделать всё сразу. Например, если Тома не глядя украшает торт, смотрит сериал и общается с подписчиками в прямом эфире. При таком подходе качество пострадает у всех трёх задач:

Переключение между задачами в последовательном или параллельном режиме — это иллюзия продуктивности. Вы меньше успеваете, хуже делаете, хуже запоминаете и тратите на это больше сил.

Переключение между задачами отнимает треть времени. Это значит, что если вы работаете по 8 часов в день, то теряете 2,5 часа только из-за постоянных переключений между задачами. Об этом написано в исследовании Техасского университета, но мы рекомендуем проверить результаты лично.

Возьмите листок с ручкой и приготовьтесь двумя способами записать фразу «Многозадачность вредит продуктивности» и цифры от 1 до 35.

Первый подход:

— Засеките время и запишите первую букву из фразы.

— Переключитесь и запишите первую цифру.

— Снова переключитесь и запишите букву.

— Ещё раз переключитесь, запишите цифру. И так до конца.

— Остановите время и зафиксируйте результат.

Второй подход:

— Засеките время и запишите фразу не прерываясь.

— Когда закончите с фразой — запишите цифры не прерываясь.

— Остановите время и зафиксируйте результат.

Сравните результаты и ощущения: как вам было проще и где меньше ошибались.

Результат автора: первый подход — 1 минута 21 секунда; второй подход — 48 секунд. Разница: 33 секунды — переключения заняли 68,75% времени.

Чем сложнее задача, тем больше времени уходит на переключения. Попробуйте заменить листок с ручкой на клавиатуру и повторите тест.

Результат: первый подход — 2 минуты 13 секунд; второй подход — 38 секунд. Разница: 1 минута 35 секунд — переключения заняли 250% времени.

Частое переключение фокуса снижает внимательность и приводит к ошибкам. Отсюда переработки и повышение уровня кортизола — человек начинает тревожиться и думать, что не способен справиться со своими задачами. На деле же достаточно изменить подход к работе.

Мозг втягивается в работу, но при любой возможности готов переключиться на другую задачу. Переключения становятся для него нормой.

Многозадачность провоцирует два типа переключений: активные и пассивные. Активные переключения — это когда вас отвлекает кто-то или что-то со стороны: телефонные звонки, уведомления, внезапные визиты и прочее. Пассивные переключения — когда вы сами отвлекаетесь, если не считаете задачу достаточно важной или обязательной прямо сейчас.

Активные и пассивные переключения вредят вместе и по отдельности. Поэтому от них нужно избавляться. И вот как это можно сделать.

Первое, что стоит сделать — взять свою занятость под контроль. Если этого не делать, 80% времени уйдёт на второстепенные дела. Чтобы этого не допустить, добавляйте свои задачи в диаграмму Парето — найдите те самые 20% усилий, которые принесут вам 80% результата.

Вернёмся к Томе и её задачам. Если она займётся украшением торта, то заработает деньги и сердечко клиента. Из её списка это самое важное дело, которое напрямую влияет на карьеру, деньги и репутацию. Остальные дела помогают развлечься, поэтому их можно отложить на потом.

Разделите день на части — выделите время, когда вы недоступны, а когда можете отвлекаться на встречи, почту и другие вопросы. Опубликуйте график в соцсетях, на сайте, на дверях в мастерской, в онлайн-календаре и везде, где вас могут искать. Людей не столько беспокоит ваша занятость, сколько непонимание, как и когда к вам можно обращаться.

В часы своей недоступности занимайтесь только важными делами, которые дают 80% результата. В остальное время — как получится. Люди склонны переоценивать силы, поэтому полезно, если день не спланирован до минуты.

Подготовьте рабочее место: уберите лишнее и оставьте инструменты, приложения или вкладки, без которых не обойтись. Заведите таймер на 25 минут и занимайтесь выбранным делом. После завершения сессии отдохните 5 минут. Повторите три раза.

Если неудобно работать 25-минутными отрезками — увеличьте или урежьте время по своему усмотрению. Так же с перерывами и количеством сессий — подстройте всё так, чтобы вам было комфортно работать в одном темпе.

Если во время сессии вы вспомнили про звонок, встречу или какое-то дело — запишите это на листе бумаге и возвращайтесь к работе. Займетесь этим на перерыве. Вы прокачиваете мышцу концентрации, когда хотите отвлечься и сознательно этого не делаете. Это ключ к продуктивной однозадачности.

1. Многозадачность не работает, если есть хотя бы два дела, на которых нужно сконцентрировать внимание.

2. Когда человек пытается делать несколько дел одновременно, он выматывает мозг, чаще ошибается и медленно работает. Его внимание устаёт от постоянных переключений между задачами и требует покоя.

3. Высокая продуктивность предполагает работу по расписанию без отвлекающих факторов по формуле: один момент времени — одна задача.