Живём и работаем
в кайф

Продуктивность — величина нестабильная. Мы не можем всегда чувствовать себя на подъёме — апатия или как минимум усталость будут периодически возвращаться. В наших же силах научиться не усугублять физическое и эмоциональное состояние, как можно быстрее вылезая из «апатичной ямы» и возвращая себе энергию с помощью разных техник, принципов и привычек.

Эта статья — целый талмуд продуктивных лайфхаков, которые могут помочь сбалансированно жить и работать, чувствуя себя отлично или хотя бы нормально. Мы собрали его с помощью книги «На пике. Как поддерживать максимальную эффективность без выгорания», советов экспертов и дополнили всей информацией про продуктивность, которая есть в нашем журнале.

В периоды вроде предновогоднего хочешь не хочешь, а задач целая гора: сколько ни приоритизируй, всё равно делать дофига. Тут важно, чтобы сама ваша батарейка была заряжена и не садилась от фоновых факторов: лишних эмоций, мыслей, усталости в теле и пустых дел.

Как же сохранить заряд своей внутренней батарейки:

• Не даём негативным эмоциям повлиять на тело: будь то ссоры с близкими или злость на токсичного клиента. Чаще спрашиваем себя: какие эмоции я сейчас чувствую, какие ситуации всплывают в моей голове, как тело на них реагирует, хорошо ли мне от этих реакций?
• Не позволяем пустым раздумьям отвлекать от дел. В нашей голове постоянно крутятся мысли, и важно осознавать, куда нас ведёт та или иная. Кидаем в топку всё, что создаёт мусор в голове: обдумывание новостей, сплетен и того, что не касается вас напрямую.
• Дружим с телом и слушаем сигналы об усталости — не забываем пить, есть, высыпаться и делать перерывы.
• Фокусируемся на важных для себя делах, следим, чтобы в потоке задач, которые важны другим, было то, что нужно нам лично.

Подробнее о том, как не посадить понапрасну внутреннюю батарейку, мы рассказывали в статье про управление энергией — там же собрали действенные упражнения для саморегуляции.

Про грамотное планирование говорят все подряд. Только вот распределять дела на недели вперёд — практически невозможная штука. Тем не менее примерное планирование поможет разгрузить хаос в голове.

Чьи-то просьбы, идеи, сообщения, планы, цели — это дела или же задачи. Их все нужно взять и куда-то записать. Для этого выберите удобное место, которое будет называться «инбокс» — коробка с входящими. Это могут быть заметки в телефоне, блокнот, стикеры, Excel-табличка или какое-нибудь онлайн-приложение вроде Notion. Записав все задачи в одном месте, вы сделаете первый шаг к разгрузке головы от большого количества информации.

После того как вы зафиксировали всё, что было в голове, задачи из инбокса нужно рассортировать:

• ненужные задачи — которые к вечеру вы считаете странными, бесполезными или нелепыми — их выкидываем.
• задачи, которые займут 2−3 минуты — ответить другу, клиенту, подтвердить какую-нибудь доставку — делаем сразу.
• задачи посложнее — важные рабочие задачи, а также те дела, у которых есть временные ограничения — в план на завтра.
• задачи, которые за один день не решить — сделать ремонт в мастерской или студии, подготовить подарки к Новому году — в план на неделю. Их лучше разбить на подзадачи, а те раскидать по дням.
• громадные и непонятные задачи — откладываем «на когда-нибудь». Например, поездка на море, масштабирование своего дела или переезд. Сохраняйте здесь всё, что не имеет значения прямо сейчас, но вы этого хотели бы в будущем. Если со временем передумаете — удалите.

Более подробно про то, как пошагово разобраться с горами задач и всё распланировать, мы рассказывали в статье «Как привести дела в порядок». Там мы поделились экологичным способом планирования GTD.

Перерывы — это такая же базовая забота о себе, как сон, еда и личная гигиена. Но, что греха таить, мы часто на них забиваем или тратим на залипание в соцсетях.

В отдыхе и перерывах мы выделили три главных правила:

• Переключаться в течение дня. Когда мы больше часа делаем одно и то же дело — мы устаём, внимательность и работоспособность падает. Устраивать небольшие перерывы после задач поможет таймер. Например, по популярной технике «помидоро» — 5 минут отдыха после 25 минут активной работы. Главная задача перерыва — отключить внимание от текущего дела.
• Час в течение рабочего дня использовать для отдыха. Один большой перерыв поможет качественно сбросить накопившееся напряжение. Как правило, это делают в обед. Важно отложить все дела и дать себе возможность отдохнуть: перекусить, прогуляться, убрать телефон и побыть в тишине.
• Час до или после работы — только для себя. Этот совет мы подглядели у нашего издателя Дианы. Она рекомендует выделять минимум час каждый день только на те дела, которые важны лично вам и вдохновляют вас. Пусть это будет любимый спорт, прогулка, хобби или книга — проведите это время так, как нравится вам. Заносите этот час в календарь как отдельное дело, чтобы относиться к нему так же серьёзно, как к рабочим задачам. Если строго следовать этому правилу, есть большой шанс не выгореть и сохранить продуктивность как можно дольше.

Делать больше одного дела одновременно — это может казаться чем-то суперкрутым, полезным и эффективным. Но мы не приспособлены быстро переключаться с одного на другое, на это тратятся огромные ресурсы организма. Потому что каждый раз, когда вы переходите к новой задаче, мозгу нужно время, чтобы он в неё «вкатился». Это отнимает много сил, хотя поначалу так не кажется.

Первое, что стоит сделать, — взять свою занятость под контроль. Если этого не делать, 80% времени уйдёт на второстепенные дела. Чтобы этого не допустить, добавляйте свои задачи в диаграмму Парето — найдите те самые 20% усилий и задач, которые принесут вам 80% результата.

Чтобы сохранить продуктивность, в один промежуток времени уделяйте внимание выполнению только одной действительно важной задачи. Сначала час делаем один проект, потом отдыхаем, затем разгребаем почту, а уже после залипаем в соцсетях, но с последним стоит быть вообще поаккуратнее. Соцсети вредят работе куда больше, чем мы думаем.

Подробностями делится нейропсихолог Алексей Леонтьев:

Многие известные предприниматели всегда ходят в одной и той же одежде. Марк Цукерберг рассказывал, что его гардероб состоит из одинаковых вещей, потому что он не хочет тратить силы на решение, в каком костюме ему идти на работу. Чтобы сэкономить энергию, сделайте «заготовки» на все бытовые вещи заранее. Что сегодня надеть, что съесть на завтрак, ехать на метро или на автобусе — пусть такие решения будут всегда одинаковыми или спланированными заранее.

Следующими советами с нами поделилась Шехирева Виктория. Руководитель SMM отдела агентства Galstuki.pro, фрилансер и мама.

У каждого человека есть своё время, когда работается эффективнее всего. Кто-то делает задачи качественно и быстро до обеда, кто-то — глубоким вечером. Важно определить, когда вы наиболее продуктивны, и стараться работать в это время.

Всегда есть ворох мелких задач из разряда «позвонить», «написать», «ответить», о которых мы забываем. Когда они скапливаются, появляется ощущение загруженности и горящих дедлайнов. И, как следствие, тревожность. Фиксируйте где-нибудь эти дела, и когда их соберётся достаточное количество, выделите день, который посвятите только им.

А вот ещё один личный совет от нашего издателя Дианы:

Если чувствуете, что какие-то задачи из жизни и работы перестали приносить удовольствие, найдите помощника. Передайте ему те задачи, которые вам не нравятся, сложно даются, занимают много времени, например, ведение бухгалтерии или уборку.

В этом есть точка роста, потому что освобождаясь от ненужного, вы открыты для чего-то более важного, но всё получится не сразу. Делегировать — это сложно, и в самом начале придётся потратить немало времени на передачу задач, их проверку, обратную связь и так далее. Но это вложение в будущее, в котором вы потенциально сможете сэкономить время на важное и получить хороший результат.

Для тех, кто хочет как-то расширять сферу задач или просто сбросить с себя часть рутинной работы, но не совсем понимает, как это сделать, мы записали подкаст «Делегирование: что, кому, зачем, когда и как передавать». Уверены, он поможет сделать процесс безболезненным.

Чтобы разобраться, повышается ли вообще наша эффективность, авторы книги «На пике…» советуют завести себе тетрадку продуктивности, в которую выписываются ближайшие среднесрочные цели. Когда они на виду, это помогает каждый вечер анализировать процесс.

Например, спросите вечером себя, как много я сделал для того, чтобы приблизиться к своей цели запустить магазин, пройти курс, чему-то научиться. Оцените результат от 1 до 10. Если получится от 1 до 5 — подумайте, что сделать, чтобы завтра было лучше. Результат от 8 до 10 — это мотивирует держать планку. Как в старой песне: «А сегодня что для завтра сделал я».

Каждому из нас подходят свои методы, и советы из статьи — не панацея, а путеводитель. Нужно перепробовать не один способ, чтобы найти подходящий для себя. Но у вас точно получится, как получилось у карьерного консультанта Дианы Мамедовой: